Hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, Internet, việc áp dụng phần mềm văn phòng điện tử (E-Office) trong quản lý công việc ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Văn phòng điện tử có một vai trò vô cùng quan trọng vì nó giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian, tiền bạc và công sức của nhân viên.
Vậy văn phòng điện tử là gì? Đâu là những ưu điểm mà văn phòng điện tử mang lại?… Bài viết hôm nay là câu trả lợi dành cho bạn, cùng tìm hiểu với 3T Software ngay nhé.
Văn phòng điện tử là gì?
Là phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng để phục vụ cho nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, checklist công việc, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và khắc phục những nhược điểm của các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
Ưu điểm của văn phòng điện tử
Dễ dàng phân công công việc và theo dõi tiến độ làm việc
Văn phòng điện tử là mô hình hoạt động online hoàn toàn và nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp có thể quản lý công việc, làm việc dựa trên hệ thống thông qua Internet. Nhờ có phần mềm văn phòng điện tử mà các lãnh đạo trong doanh nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý công việc, phân công công việc cho nhân viên ở bất cứ nơi nào có mạng Internet thông qua điện thoại thông minh, qua máy tính bảng và máy tính.
Quản lý các văn bản tự động
Tất cả những văn bản chuyển đến hay chuyển đi, checklist công việc đều được phần mềm văn phòng điện tử cập nhật một cách nhanh chóng theo trình tự thời gian và phân loại một cách rõ ràng theo từng công văn. Bên cạnh đó, với chức năng cho phép tất cả mọi người có thể ghi chú hay nêu ra các ý kiến cá nhân vào từng checklist công việc trong các công căn thì việc quản lý văn bản sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
Kho lưu trữ dữ liệu thông minh
Nếu như trước đây các văn phòng truyền thống thường sử dụng những chiếc tủ cao ngất, chật chội hay những chiếc ổ cứng với dung lượng lớn để có thể lưu trữ được tất cả các tài liệu như hình ảnh, video… thì hiện nay, với phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể lưu trữ được tất cả các dữ liệu đó ở trên hệ thống.
Và nhân viên công ty để có thể quản lý hồ sơ, sử dụng và chia sẻ các tài liệu, checklist công việc của mình một cách vô cùng dễ dàng chỉ bằng các click chuột.
Bảo mật thông tin
Đối với văn phòng điện tử thì người dùng có thể bảo vệ tài liệu bằng các mật khẩu khác nhau, giới hạn quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu bằng mật mã và thậm chí khóa quyền truy cập vào các tệp. Mặc dù không phải các thông tin được bảo mật một cách tuyệt đối, nhưng mức độ bảo mật này được coi là một cải tiến lớn so với việc sử dụng tủ đựng hồ sơ, két sắt và hầm có khóa đối với văn phòng truyền thống.
Mô hình của một văn phòng điện tử
Tùy theo nhu cầu hoạt động, nghiệp vụ phát sinh cũng như quy mô văn phòng mà mô hình mỗi văn phòng điện tử sẽ bao gồm một phần hay nhiều phần mềm khác nhau. Nhưng về cơ bản một văn phòng điện tử sẽ bao gồm 2 phần: phần mềm và phần cứng.
Phần cứng
Phần cứng thì gồm có cơ sở vật chất, văn phòng, máy móc phục vụ cho quá trình hoạt động. Phần mềm quản lý, chức năng mong muốn mà doanh nghiệp có cần chuẩn bị công cụ dụng cụ kèm theo như: máy tính văn phòng, máy in, máy scan, may fax,…
Phần mềm
Phần mềm sẽ gồm các phần mềm phục vụ quản lý, vận hành và luân chuyển số liệu giữa các bộ phận. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và lượng số liệu cần xử lý mà một văn phòng hiện đại có thể có một hoặc nhiều phần mềm cùng một lúc. Việc lựa chọn và sử dụng phần mềm tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh vận hành doanh nghiệp và quy mô kinh doanh.
Thường thì những doanh nghiệp lớn có nhu cầu xử lý lượng thông tin lớn, đòi hỏi tính chính xác cao thì nhu cầu ứng dụng mô hình văn phòng điện tử sẽ cao hơn. Bởi tính chất công việc yêu cầu năng suất làm việc cao, chính xác và tiết kiệm thời gian.
Đến đây, bạn cũng đã có được cái nhìn tổng quan nhất về văn phòng điện tử rồi đúng không. Hy vọng bài viết mang lại nhiều lợi ích dành cho bạn, hẹn gặp lại trong bài chia sẻ tiếp theo.
