ERP - HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỔNG THỂ LÀ GÌ ?
Hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP – Enterprise Resource Planning là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần”. Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
- Đặc trưng của Hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể - ERP là có cấu trúc phân hệ (module). hệ thống có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều hệ thống riêng lẻ, mỗi hệ thống có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn
- Các phân hệ chính cấu thành Hệ thống Quản trị doanh nghiệp tổng thể - ERP bao gồm: Phần lõi kế toán tài chính, mua hàng, bán hàng, tồn kho, giá thành, quản trị sản xuất, quản lý máy móc thiết bị, quản lý nhân sự tiền lương. Một số phân hệ phát triển thêm làm phong phú hệ sinh thái có thể kể đến như phân hệ quản lý vay, quản lý tiền gửi, quản lý dự án, quản lý ngân sách, quản lý bất động sản.
LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP
GIỮA NHỮNG NĂM 1960 ĐẾN 1970
MRP và MRPII. Những hệ thống MRP được phát triển từ giữa những năm 60, đến giữa những năm 70 chuyển qua các hệ thống MRP II. MRP chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, trong khi MRP II thì chú trọng vào khái niệm về quản lý bao gồm cả quản lý lao động và chi phí. Thời kỳ này các hệ thống trên chủ yếu chạy trên các hệ thống máy lớn (mainframe) và máy mini (gọi là mini nhưng cũng rất đồ sộ, và tuy to xác nhưng tốc độ còn kém xa so với các máy tính để bàn hiện nay).
NHỮNG NĂM 1990 ĐỘT PHÁ
Đến những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính doanh nghiệp dựa trên cấu trúc chủ-khách (client-server) sử dụng máy chủ PC thay cho máy lớn trở thành phổ biến, các hệ thống MRP nhường chỗ cho một họ phần mềm (PM) mới là ERP. ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hệ thống hậu cần, và quản trị hệ thống bán hàng. Thuật ngữ ERP lúc này vượt ra ngoài giới hạn phần mềm nó được gọi là Hệ thống Quản trị tổng thể doanh nghiệp.
THỜI KỲ HOÀNG KIM 1990
Thập kỷ 90 là thời kỳ hoàng kim của các Hệ thống Quản trị doanh nghiệp – ERP, thu hút hàng loạt các hãng sản xuất phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng công nghệ thông tin thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai Hệ thống Quản trị tổng thể doanh nghiệp – ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn cầu. Phần mềm quản lý ERP đã trở nên hữu hiệu đến mức một thùng coca-cola được xuất ra khỏi nhà máy tại Ngọc Hồi, Hà Nội (một trong hàng ngàn nhà máy đóng chai coca-cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được cập nhật vào hệ thống máy chủ tại đại bản doanh của Coca Cola tại Atlanta, Mỹ.
THẾ KỶ 21 BỨC PHÁ CÔNG NGHỆ 4.0
Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số các công ty khác (tại các nước phát triển) đều đã triển khai ERP, đầu thế kỷ 21 này thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là ERM, cùng các hệ thống khác tận dụng tiến bộ của công nghệ Internet là CRM và SCM.
VAI TRÒ CỦA ERP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP
TĂNG MỨC ĐỘ TIN CẬY CỦA THÔNG TIN
Hệ thống Quản trị tổng thể doanh nghiệp - ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty.
CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHÍNH XÁC HƠN
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của Hệ thống Quản trị tổng thể doanh nghiệp - ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
QUẢN LÝ MUA HÀNG - TỒN KHO - GIÁ THÀNH
Hệ thống Quản trị doanh nghiệp tổng thể - ERP mang lại sức mạnh quản trị đối với quy trình mua hàng, tồn kho, giá thành. Đây là bài toán đau đầu với các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Nhờ có ERP doanh nghiệp hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa, tính toán đúng giá thành góp phần xây dựng chiến lược mua hàng và bán hàng hiệu quả. Đối với phân hệ mua hàng, ERP còn mang lại sức mạnh trong khâu lựa chọn nhà cung cấp giúp tối ưu lựa chọn giá nguyên vật liệu đầu vào.
KẾ HOẠCH SẢN XUẤT
BÀI BẢN HIỆU QUẢ
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp - ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong sản xuất. Chẳng hạn, công ty không sử dụng ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai. Điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân.
ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP
ĐẶC ĐIỂM CỦA
HỆ THỐNG ERP
HỆ THỐNG MANG TÍNH TỔNG THỂ
Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp - ERP là một hệ thống lớn đem lại giải pháp toàn diện với doanh nghiệp. Bài toán mà ERP giải quyết là một tập hợp nhiều vấn đề trong quy trình vận hành của doanh nghiệp.
QUY TRÌNH TOÀN DIỆN
Hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể - ERP giữ vai trò tạo ra một quy trình làm việc tự động bao gồm nhiều chức năng khác nhau như kế toán, quản lý kho, quản lý nhân sự, quản lý hậu cần, quản lý và quan hệ với khách hàng, hoạch định và sản xuất,…nhằm mục tiêu đảm bảo nguồn tài nguyên của doanh nghiệp được cung cấp một cách đầy đủ và nhanh chóng khi cần thông qua các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
VẬN HÀNH LINH HOẠT
ERP có thể được thiết kế mềm dẻo, linh hoạt phù hợp với đặc trưng hoạt động của từng doanh nghiệp và có thể mở rộng, phát triển theo thời gian của từng loại hình doanh nghiệp mà không làm thay đổi cấu trúc của chương trình hiện có.
MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP
MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG
HỆ THỐNG ERP
3 LÝ DO DOANH NGHIỆP CẦN NHANH CHÓNG
TIẾP CẬN VỚI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP
3 LÝ DO DOANH NGHIỆP CẦN NHANH CHÓNG
TIẾP CẬN VỚI HỆ THỐNG
ERP
TỐI ƯU NGUỒN LỰC TRONG
DOANH NGHIỆP
THỐNG NHẤT HỆ THỐNG
CƠ SỞ DỮ LIỆU
TRANG BỊ HỆ THỐNG ERP
LÀ XU THẾ TẤT YẾU
QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP
FINANCE
Bao gồm các module Kế hoạch tài chính, Kế toán tổng hợp (GL – General ledger), Quản lý dòng tiền (CM – Cash management), Kế toán công nợ phải thu (AR – Accounts Receivable); Kế toán công nợ phải trả (AP – Accounts Payable), Quản lý tài sản cố định (FA), Kế toán chi phí giá thành, Kế toán xây dựng cơ bản và các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị tài chính, các báo cáo theo quy định của Bộ tài chính như Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh, thuế VAT và báo cáo dòng tiền.
PURCHASING
Quản lý các đối tượng như Yêu cầu mua hàng (PR – Purchasing Request), các báo giá của nhà cung cấp (Quotation), thông tin Nhà cung cấp, các hợp đồng mua hàng hay đơn mua hàng và đối chiếu với hoá đơn mua hàng, nhận hàng, trả lại hàng, kế toán công nợ phải trả và hệ thống báo tra cứu thông tin và báo cáo quản trị phong phú.
SALES
Quản lý các thông tin liên quan đến các hợp đồng bán hàng hay đơn bán hàng, thông tin khách hàng, giao hàng cho khách hàng, đối chiếu với hoá đơn bán hàng và công nợ phải thu. Phân hệ bán hàng cho phép nhập, xử lý đơn đặt hàng, Thuế doanh thu/ thuế GTGT, Kế hoạch giao hàng, Vận chuyển, Mua giao thẳng (không qua kho), Treo đơn đặt hàng, Kiểm tra tín dụng, Chính sách giá và chiết khấu, Hàng trả lại…
INVENTORY
Quản lý kho đa dạng, phù hợp với yêu cầu quản lý kho phức tạp một cách có hiệu quả. Phân hệ này quản lý các các thông tin về nguyên vật liệu, hàng hoá và kho tương ứng, các giao dịch kho như nhập kho, xuất kho, chuyển kho, hàng trả lại…
MANUFACTURING
Lập kế hoạch sản xuất (PP – Production Plan), tập hợp Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất (MRP – Material Resource Planning), lập Định mức nguyên vật liệu (Bills of material), tính giá thành sản phẩm (Costing), quản lý các công đoạn sản xuất và giá trị, số lượng sản phẩm dở dang (WIP – Work in Process).
COLLABORATIVE
Sự phát triển của công nghệ đã giúp ERP đột phá tới bước tổng hợp nhiều nguồn dữ liệu để tạo ra các báo cáo hợp nhất dành cho các tập đoàn nhiều công ty hay đa quốc gia.
KIẾN THỨC GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ DOANH NGHIỆP
KIẾN THỨC GIẢI PHÁP
CHUYỂN ĐỔI SỐ
DOANH NGHIỆP
Công ty Giải pháp 3T sẵn sàng chia sẻ tới quý doanh nghiệp SME các kiến thức liên quan đến vấn đề chuyển đổi số. Doanh nghiệp chuyển đổi số từ quy trình làm việc, quy trình Marketing, quy trình Sales, quy trình chăm sóc khách hàng cho đến các quy trình theo phân hệ chức năng trong quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP như Kế toán, mua hàng, bán hàng, tồn kho, giá thành, quản trị sản xuất, quản trị nhân sự tiền lương.
