THỰC TRẠNG QUẢN LÝ QUY TRÌNH LÀM VIỆC

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ QUY TRÌNH LÀM VIỆC

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay trong việc xây dựng quy trình công việc thế nào để hiệu quả? Nên ứng dụng những tiêu chuẩn ISO trong việc xây dựng, kiểm soát quy trình tại doanh nghiệp hay tự thiết lập quy trình phù hợp tương ứng với từng dự án.

Có quá nhiều quy trình phức tạp cồng kềnh liên quan đến nhiều phòng ban và nhân viên.


Mẫu biểu liên quan đến quy trình vẫn còn quá nhiều. Chưa hình thành thói quen sử dụng các công cụ chuyển đổi số thay cho các nguyên liệu thô như giấy in, Fax.

Trao đổi và tương tác giữa các nhân viên vẫn còn nhiều hạn chế. Một công việc vẫn còn mất nhiều "thời gian chết" để các bên liên quan thực sự liên lạc được với nhau.

Các nhà quản lý tầm trung hầu như nắm được tuyệt đối công việc đang diễn ra như thế nào. Phần lớn nhà quản lý vẫn phải thông qua báo cáo của nhân viên, chưa được trang bị công cụ để xem số liệu tức thì.

Một quy trình liên đới nhiều phòng ban chưa có được sự phối hợp nhịp nhàng, vẫn lặp lại sai lầm "thời gian chết" quá nhiều. Khi công việc được hoàn thành có thể đã trễ rất nhiều so với kế hoạch.

Các nhà quản lý chưa được trang bị đầy đủ thông tin để đánh giá và kiểm chứng kết quả công việc, điều này dẫn đến công việc đã được đánh dấu hoàn thành nhưng kết quả cuối cùng chưa thực sự đúng như mong đợi.

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH LÀM VIỆC LÀ GÌ ?

Quy trình công việc là trình tự thực hiện một công việc, trình tự này được định sẵn nhằm đáp ứng mục tiêu công việc đã đặt ra ngay từ khi thiết lập kế hoạch. Nhìn vào quy trình công việc, người thực hiện sẽ biết ngay được mình cần làm những gì, khi nào hoàn thành, cần phối hợp với ai ,mục tiêu công việc cần đạt được

Không thể áp dụng rập khuôn quy trình làm việc của doanh nghiệp này để áp dụng cho doanh nghiệp khác nếu chưa có nghiên cứu hay đánh giá các điểm đau doanh nghiệp gặp phải.

Phần mềm quản lý quy trình làm việc giúp doanh nghiệp quản lý từ khi thiết lập kế hoạch, giao việc, kiểm soát tiến độ đến kết quả thực hiện. Phần mềm thường được áp dụng cho các công việc mang tính chất thường xuyên hoặc các dự án phát sinh mang tính thời điểm.

3T-WORKFLOW-SOFTWARE-MEDIUM-BANNER-2

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH LÀM VIỆC

3T-WORKFLOW-HELP-1

MỘT THỂ THỐNG NHẤT

Tất cả các quy trình được tổ chức và liên kết với nhau trên cùng một nền tảng. Điều này có nghĩa là ban lãnh đạo có thể xem tất cả quy trình trong doanh nghiệp.

CHUẨN HÓA QUY TRÌNH

Các nhà quản lý có thể tổ chức quy trình làm việc tương ứng với từng phòng ban. Trong đó quy trình mô tả cụ thể về nội dung, nhân viên phụ trách, thời gian cần hoàn thành, các công việc liên quan, mẫu biểu sử dụng.
3T-WORKFLOW-HELP-3

LIÊN KẾT CÁC QUY TRÌNH

Các quy trình được tổ chức trên cùng một nền tảng do đó dễ dàng chuyển giao công việc từ quy trình này sang quy trình khác.
3T-WORKFLOW-HELP-4

LIÊN KẾT VỚI CÁC NỀN TẢNG

Ứng dụng phần mềm quản lý quy trình làm việc có thể dễ dàng liên kết với các nền tảng lưu trữ hiện đại như Gmail, Google Drive, Messenger hay thậm chí là CRM.

TĂNG TÍNH TƯƠNG TÁC

Khi mọi thông tin của công việc đều hiển thị trên hệ thống thì các nhân viên bắt buộc phải tương tác để hoàn thành công việc. Không còn tình trạng quan liêu, che giấu trong quy trình làm việc.
3T-WORKFLOW-HELP-6

KIỂM SOÁT VÀ ĐO LƯỜNG

Mọi số liệu đều được lưu trữ trên phần mềm quy trình làm việc. Khi dữ liệu được nhập trên phần mềm đồng nghĩa là báo cáo có thể truy xuất tức thời. Các nhà quản lý tầm trung, ban lãnh đạo dễ dàng kiểm soát công việc và đo lượng hiệu quả cùng từng phòng ban, nhân viên.

TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ
QUY TRÌNH LÀM VIỆC

Tổ chức, hệ thống hóa và liên kết toàn bộ các quy trình trong doanh nghiệp
Chuyển các giấy tờ thủ công thành các biểu mẫu trên phần mềm
Phân quyền chi tiết, gắn đầy đủ trách nhiệm đối với mỗi cá nhân tham gia vào quy trình làm việc
Khởi tạo đầy đủ các quy trình theo từng phòng ban hay thậm chí đội nhóm
Khởi tạo các giai đoạn cụ thể trong từng quy trình, mỗi giai đoạn sẽ có một hoặc nhiều công việc cụ thể
Cập nhật tài liệu hướng dẫn thực hiện và kiểm tra kết quả trong từng quy trình. Hãy đảm bảo rằng các nhân viên đều xem được tài liệu
Sau khi khởi tạo, các đầu mục công việc sẽ tự động gán xuống từng nhân viên theo kịch bản quy định.
Các công việc theo từng phòng ban sẽ được kết nối với nhau để đảm bảo rằng luồng quy trình công việc lớn sẽ được hoàn thành.
Kết nối với các nền tảng Email, lưu trữ thông tin, hệ thống lưu trữ dữ liệu Sales, Marketing, Customer Service nhằm tạo ra một hệ thống bao trùm toàn bộ doanh nghiệp.
Công việc sau khi hoàn thành sẽ được thông báo ngay trên hệ thống. Như vậy các nhân viên, phòng ban có liên quan đều nhận được thông tin.
Mọi tương tác, trao đổi thông tin giữa các nhân viên đều được hiển thị ngay bên trong khung quản lý công việc.
Các điểm nóng, tắc nghẽn trong quy trình được phát hiện và xử lý nhanh chóng.
Phần mềm quản lý quy trình làm việc cung cấp các báo cáo chi tiết về các công việc, nhân viên tham gia, thời gian hoàn thành.
Các công việc đang thực hiện được cập nhật ngay trên biểu đồ. Các công việc chưa hoàn thành được highlight với lý do cụ thể.
Gợi ý thời gian và nhân viên thực hiện các công việc tương tự hay lặp lại chính xác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả giao việc.

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH LÀM VIỆC

KIẾN THỨC GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ DOANH NGHIỆP

KIẾN THỨC GIẢI PHÁP
CHUYỂN ĐỔI SỐ
DOANH NGHIỆP

Công ty Giải pháp 3T sẵn sàng chia sẻ tới quý doanh nghiệp SME các kiến thức liên quan đến vấn đề chuyển đổi số. Doanh nghiệp chuyển đổi số từ quy trình làm việc, quy trình Marketing, quy trình Sales, quy trình chăm sóc khách hàng cho đến các quy trình theo phân hệ chức năng trong quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP như Kế toán, mua hàng, bán hàng, tồn kho, giá thành, quản trị sản xuất, quản trị nhân sự tiền lương.

THÔNG TIN LIÊN HỆ