Văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-Office) đang là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được rất nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Đặc biệt trong thời điểm các thành phố lớn có nguy cơ giãn cách xã hội do tình hình dịch Covid-19 tại Việt Nam diễn biến vô cùng phức tạp. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp giai đoạn khó khăn này là gì?
Văn phòng điện tử (E-office) là gì?
Thuật ngữ E-office hay Văn phòng điện tử ra đời, đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp.
Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng “văn phòng không giấy tờ”, giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Trong trường hợp phải làm việc tại nhà để phòng dịch, 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý tức thời đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.
Sự khác biệt của văn phòng điện tử so với mô hình quản trị “giấy tờ” kiểu cũ
|
Quản trị kiểu cũ |
Văn phòng điện tử |
|
Quy trình khởi tạo đơn từ, đề xuất – trình ký rườm rà, chậm trễ do quá nhiều cấp phê duyệt |
Khởi tạo nhanh chóng với hơn 100 biểu mẫu E-Forms có sẵn, phân quyền và phê duyệt trực tiếp trên điện thoại |
|
Thông tin nội bộ truyền tải lệch lạc, đối tượng tiếp nhận hiểu lầm ý lãnh đạo |
Mọi thông báo đến tai người tiếp nhận đều chính xác 100% do nhà quản lý trực tiếp thiết lập |
|
Dữ liệu bị phân tán do quản lý lẻ tẻ, khó khăn để tìm kiếm |
Phân loại và lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng trực tuyến |
|
Nhân viên phải xếp hàng chờ đợi, gây ùn tắc giờ cao điểm, mất mỹ quan văn phòng. |
Chấm công thông qua nhận diện khuôn mặt FaceID có tính chất cá nhân hóa, người dùng chủ động check-in, check-out trên di động cá nhân tránh trường hợp chờ đợi. |
|
Xuất công thủ công qua bảng Excel dễ sai sót, mất thời gian |
Tự động tổng hợp không cần tính thủ công và dữ liệu cập nhật công khai trên phần mềm |
Lợi ích của văn phòng điện tử E-Office trong điều hành và quản trị doanh nghiệp
Một trong những công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập văn phòng điện tử là E-office. Hiệu quả của văn phòng điện tử mang lại đã được nhiều doanh nghiệp SME xác nhận. Cụ thể như sau:
Cắt giảm tối đa chi phí ẩn trong doanh nghiệp
Đại dịch Covid-19 diễn ra tại Việt Nam ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của các doanh nghiệp. Chưa hết, hậu Covid -19, nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay trong bài toán doanh thu. Việc cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết là điều cần làm.
Tuy nhiên, cách thức quản trị kiểu cũ tiêu tốn khá nhiều chi phí cho việc mua giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ. Chưa kể đến là chi phí sửa chữa, bảo trì định kỳ máy chấm công vân tay, thời gian lãng phí hay chi phí làm thêm giờ do công việc chậm tiến độ.
Với bộ công cụ văn phòng điện tử E-Office, doanh nghiệp sẽ không mất bất kỳ một khoản chi phí “thừa nào”, hơn hết số tiền bỏ ra cho 1 năm sử dụng chưa bằng 1 lần đầu tư máy chấm công vân tay.
Văn phòng điện tử tối ưu thời gian xử lý công việc cho nhân viên
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công vân tay, xuất dữ liệu qua bảng Excel sau đó tính lương thủ công gặp phải tình trạng:
- Quá trình tổng hợp thông tin đi muộn, về sớm, tăng ca, nghỉ phép để hoàn thiện bảng chấm công chi tiết cho nhân sự mất quá nhiều thời gian
- Mỗi vị trí áp dụng một chế độ lương khác nhau nên việc tính lương hàng tháng khiến bộ phận kế toán vô cùng vất vả và áp lực.
- Trước khi gửi sếp duyệt còn phải chuyển qua nhân sự rà soát, xử lý thắc mắc, khiếu nại. Quy trình rườm rà đó cần sự cộng tác làm việc của nhiều cá nhân, phòng ban, không chỉ tốn kém nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, hiệu suất làm việc của bộ phận chuyên trách.
Trong khi phần mềm E-Office lại có thể giải quyết hoàn hảo bài toán đó bằng cơ chế tính lương tự động từ dữ liệu công được cập nhật công khai trên phần mềm, giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro, tiết kiệm thời gian, công sức cho bộ phận C&B, Admin, Kế toán.
Văn phòng điện tử E-office: Khắc phục những bất cập khi trao đổi công việc qua Email, Zalo
Với phần mềm văn phòng điện tử E-Office, nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên ngay trên di động, nhìn thấy bức tranh tổng thể và chi tiết ai đi làm, ai vắng mặt, nhân sự nào đi muộn và đi muộn bao nhiêu phút. Tất cả đơn xin nghỉ phép, giải trình chấm công cũng được thực hiện trên phần mềm thay vì gửi Email như trước.
Phần mềm E-Office cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi báo cáo, tránh tình trạng thảo luận qua Zalo, Skype dễ bỏ lỡ thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những đoạn hội thoại không liên quan đến công việc.
Ngoài ra, lợi ích của văn phòng điện tử còn nằm ở khả năng phân loại chi tiết và lưu trữ tài liệu vô thời hạn giúp tìm kiếm nhanh chóng bất kỳ khi nào cần, tiện lợi hơn hẳn cách thức lưu trữ thủ công dễ thất thoát, tốn kém trang thiết bị vật tư.
Nguồn: Internet
