Bạn là chủ doanh nghiệp và mong muốn thay đổi việc quản lý linh hoạt hơn, bao quát hơn? Một giải pháp văn phòng điện tử thật sự cần thiết dành cho bạn. Cụ thể về giải pháp văn phòng điện tử này như thế nào? Cùng tìm hiểu với 3T Software ngay nào!
Tại sao lựa chọn giải pháp văn phòng điện tử
Với việc sử dụng giải pháp văn phòng điện tử (E-Office), bạn sẽ tiết kiệm được một các khoản chi phí như:
Chi phí máy chấm công
Doanh nghiệp hiện đang áp dụng máy chấm công vân tay để quản lý thời gian làm việc của nhân sự. Ngoài chi phí lắp đặt khoảng 5-10 triệu cho một máy vân tay loại tốt. Bạn phải đầu tư khá nhiều tiền vào việc bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa khi hỏng hóc thậm chí là thay mới khi máy hoạt động không còn trơn tru nữa.
Chưa kể máy chấm công vân tay tồn tại khá nhiều bất cập như thiếu chính xác, nhân viên xếp hàng dài đợi chấm công gây mất mỹ quan, quản lý bảng công bằng file Excel dễ sai sót,…
Chi phí in ấn, giấy tờ
Cứ 1 doanh nghiệp 100 người sẽ tiêu tốn trung bình 90.000.000 đồng/ tháng cho việc mua bán giấy tờ, mực in, bảo trì máy in phục vụ cho hoạt động khởi tạo báo cáo, đề xuất, trình ký đơn từ, công văn.
Chi phí giấy tờ, mực in, trang thiết bị lưu trữ tốn kém
Con số này thậm chí có thể tăng lên nếu quy mô doanh nghiệp bạn mở rộng hoặc có sự chênh lệch giữa các tháng tùy vào thực tế kinh doanh.
Chi phí trang thiết bị lưu trữ
Với số lượng công văn, giấy tờ không đếm xuể, để đảm bảo chúng không bị ẩm mốc theo thời gian, bạn phải đầu tư kệ đựng, bìa bảo quản, sổ phân loại và vô số những thiết bị phục vụ cho việc lưu trữ khác. Tất nhiên số tiền đầu tư vào đó chẳng hề nhỏ.
Bạn có thể tham khảo: Văn phòng điện tử và những lợi ích mang lại
Chi phí nhân sự
Giới chuyên gia chỉ ra rằng “Trung bình 8 tiếng đi làm, nhân sự của bạn chỉ thực sự làm việc 3 tiếng, 5 tiếng còn lại là thời gian xử lý giấy tờ, thủ tục và bị xao nhãng bởi nhiều thứ khác…” Điều đó đồng nghĩa các quản trị bằng giấy tờ kiểu cũ khiến hiệu suất làm việc nhân sự kém đi, chi phí nhân sự “dư thừa” cũng vì thế mà tăng lên.
Trên đây là những chi phí mà bạn cần phải chi tiết nếu giữ cho doanh nghiệp phong cách cũ. Để tối ưu được các chi phí này một cách hiệu quả bạn cần có một giải pháp văn phòng điện tử hay “Văn phòng không giấy”. Cụ thể như thế nào cùng tìm hiểu phần nội dung bên dưới ngay bạn nhé.
Giải pháp văn phòng điện tử xây dựng như thế nào?
Giải pháp văn phòng điện tử là việc tích hợp phần mềm trong quản lý hồ sơ công việc, trao đổi các thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản, tài liệu,… Để làm được điều này bạn cần xây dựng giải pháp văn phòng điện tử theo các bước như:
Bước 1: Chuẩn hóa lại hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ
Để số hóa thành công, hãy dành một vài ngày để hệ thống hóa lại toàn bộ các quy trình xử lý, các loại giấy tờ, nghiệp vụ hành chính của doanh nghiệp bạn. Làm rõ vai trò của từng cá nhân, chuẩn hóa từng bước thực hiện trước khi đưa lên hệ thống phần mềm là yêu cầu tối quan trọng để số hóa dữ liệu thành công.
Bước 2: Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp
Bạn nên xây dựng hệ thống module văn phòng điện tử phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp mình. Phần mềm quản lý tài sản mang lại hiệu quả hoàn hảo cho những doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều trang bị dùng chung nhưng nó lại không thực sự cần thiết với những công ty nhỏ theo mô hình gia đình.
Bước 3: Lập kế hoạch triển khai
Sau khi xác định được mô hình chuẩn, hãy thảo luận với đối tác về kế hoạch triển khai bài bản. Lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm phù hợp, theo sát và hỗ trợ doanh nghiệp suốt quá trình triển khai sử dụng.
Bước 4: Hướng dẫn, đào tạo sử dụng
Phần lớn rào cản trong việc ứng dụng công nghệ vào vận hành doanh nghiệp đến từ phía nhân sự. Hãy dành thời gian đào tạo, hướng dẫn nhân viên chi tiết cách sử dụng, dành thời gian khoảng 1 tuần – 1 tháng để đội ngũ của bạn làm quen thao tác và trở nên yêu thích sử dụng sau khi đã nhận ra tính ứng dụng của phần mềm.
Bước 5: Đo lường và đánh giá kết quả
Hãy theo sát và đánh giá hiệu quả bộ công cụ văn phòng điện tử E-Office mang lại cho doanh nghiệp bạn để xác định rằng đó có phải là sự lựa chọn lâu dài hay không?
Trên đây là những thông tin về giải pháp văn phòng điện tử hy vọng mang lại nhiều lợi ích dành cho bạn. Văn phòng điện tử đang là xu hướng hiện nay, việc doanh nghiệp áp dụng sẽ mang lại nhiều thay đổi tích cực cho bạn. Hẹn gặp lại trong bài viết tiếp theo!
