Văn phòng điện tử đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp áp dụng khi nó tiết kiệm được rất nhiều chi phí như giấy, mực, các hoạt động triển khai thực hiện nhanh chóng. Đây là mô hình xu hướng thay thế hoàn toàn cho văn phòng giấy truyền thống. Vậy khi muốn triển khai văn phòng điện tử cần những điều kiện nào?
Bài viết hôm nay là câu trả lời dành cho bạn, cùng tìm hiểu ngay nào!
Văn phòng điện tử là gì?
Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ cho các nhu cầu như: quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành công việc; tạo mới và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
Với phần mềm văn phòng điện tử sẽ giúp:
- Tạo nên một hệ thống quản lý tập trung, các nhà quản lý có thể dễ dàng điều hành.
- Quản lý công việc từ xa, mọi lúc, mọi nơi.
- Phân công công việc cụ thể từ cấp trên.
- Các nhân viên theo dõi tiến độ rõ ràng, nắm bắt nội dung công việc được giao từ đó có kế hoạch thực hiện.
- Cung cấp môi trường làm việc thân thiện, hiện đại và tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí.
Bạn có thể tham khảo: Văn phòng điện tử và những lợi ích mang lại
Các điều kiện để triển khai văn phòng điện tử
Không phải doanh nghiệp nào cũng có có thể triển khai văn phòng điện tử, quý doanh nghiệp cần phải đáp ứng được một số điều kiện như sau:
Hạ tầng công nghệ thông tin
Trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin như hiện nay, hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp đều đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và hầu hết mỗi cá nhân đều có laptop riêng và sử dụng các thiết bị di động thông minh.
Đây là một trong những điều kiện bắt buộc mà các doanh nghiệp để có thể triển khai sử dụng được văn phòng điện tử. Bởi mọi hoạt động quản lý, trao đổi công việc hay xử lý thông tin từ các lãnh đạo đến nhân viên đều được thực hiện trên máy tính hoặc các thiết bị thông minh.
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đầy đủ, hệ thống mạng ổn định thì việc triển khai văn phòng điện tử sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Phần mềm văn phòng điện tử
Các tiện ích mà phần mềm văn phòng điện tử mang lại là điều mà mọi doanh nghiệp cần phải có để triển khai E-Office. Đây là một trong những điều kiện quan trọng cần phải nó, nó chính là công cụ giúp các đơn vị quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu, điều hành văn phòng và quản lý công việc.
Đảm bảo người dùng có các kỹ năng máy tính cơ bản
Việc triển khai sử dụng phần mềm văn phòng điện tử thay thế cho văn phòng truyền thống không yêu cầu người dùng phải có trình độ máy tính cao, chuyên nghiệp mà chỉ cần có những kỹ năng máy tính cơ bản. Bởi vì, hầu hết các phần mềm văn phòng điện tử hiện nay đều được thiết kế khoa học, giúp mọi người có thể trải nghiệm sản phẩm chỉ qua vài thao tác đơn giản, dễ dàng; thực hiện xử lý công việc nhanh chóng.
Và đó là tất cả những thông tin về các điều kiện để triển khai văn phòng điện tử. Hy vọng bài viết mang lại nhiều lợi ích dành cho bạn, hẹn gặp trong bài chia sẻ tiếp theo.
