BI là gì? Xu hướng của BI và cách tận dụng BI trong doanh nghiệp

Trong 1 doanh nghiệp, thì việc tìm kiếm những số liệu và nghiên cứu dữ liệu sẽ trở thành một nền tảng vững chắc cho các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp. Những điều này dựa một phần lớn vào BI, đây là vị trí sẽ đưa ra một bức tranh tổng thể nhất cho doanh nghiệp, cũng như những xu hướng trong tương lai. Cùng tìm hiểu xem BI là gì? Và tầm ảnh hưởng của nó tới một doanh nghiệp là như thế nào?

BI là gì?

BI (Business Intelligence) hay còn gọi là phân tích kinh doanh. Đây là một vị trí tận dụng phần mềm và dịch vụ để chuyển đổi dữ liệu thành trí thông minh có thể hành động nhằm thông báo cho các quyết định kinh doanh chiến lược và chiến thuật của một tổ chức.

Các công cụ BI truy cập và phân tích các tập dữ liệu và trình bày các kết quả phân tích trong các báo cáo, tóm tắt, bảng điều khiển, biểu đồ và bản đồ để cung cấp cho người dùng thông tin chi tiết về tình trạng của doanh nghiệp.Mục đích của Business Intelligence là hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh tốt hơn. Về cơ bản, hệ thống Business Intelligence là Hệ thống hỗ trợ quyết định dựa trên dữ liệu (DSS).

Business Intelligence đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau với sách tóm tắt, báo cáo và công cụ truy vấn và hệ thống thông tin điều hành. Hiểu được BI rất dễ, thế nhưng để biết được tầm quan trọng của nó thì không phải ai cũng nhận ra được.

Các hoạt động chính

1. Decision Suppport (Hỗ trợ quyết định)
2. Forecasting (Dự đoán)
3. Data Mining (Khai thác dữ liệu)
4. Satistical Analysis (Phân tích thống kê)
5. Online Analytical Processing – OLAP (Phân tích xử lý trực tuyến)
6. Query and Reporting (Truy vấn báo cáo)

Các công nghệ hỗ trợ

1. Data Warehousing (Kho dữ liệu)
2. Enterprise Resource Planning Systems – ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)
3. Query and report writing technologies (công nghệ truy vấn và lập báo cáo)
4. Datamining and analytics tool (công cụ khai phá và phân tích dữ liệu)
5. Decision support systems (hệ thống hỗ trợ ra quyết định)
6. Customer relation management (quản lý quan hệ khách hàng)

BI làm những công việc như thế nào?

Mặc dù phân tích kinh doanh không cho người dùng doanh nghiệp biết phải làm gì hoặc điều gì sẽ xảy ra nếu họ tham gia một khóa học nhất định, BI cũng không chỉ tạo ra các báo cáo. Thay vào đó, BI cung cấp một cách để mọi người kiểm tra dữ liệu để hiểu xu hướng và rút ra những hiểu biết sâu sắc.

“Rất nhiều người trong doanh nghiệp cần dữ liệu để thực hiện công việc của họ tốt hơn” Từ chia sẻ của Chris Hagans, phó chủ tịch hoạt động của WCI Consulting, một chuyên gia tư vấn tập trung vào BI.

Hagans chỉ ra rằng các công cụ kinh doanh thông minh hợp lý hóa nỗ lực mọi người cần tìm kiếm, hợp nhất và truy vấn dữ liệu để có được thông tin họ cần để đưa ra quyết định kinh doanh tốt.

Ví dụ, một công ty muốn quản lý tốt hơn chuỗi cung ứng của mình cần có các khả năng BI để xác định nơi nào xảy ra sự chậm trễ và nơi tồn tại các khoản nợ trong quá trình vận chuyển, Hagans nói. Công ty đó cũng có thể sử dụng các khả năng BI của mình để khám phá những sản phẩm nào thường bị trì hoãn nhất hoặc phương thức vận chuyển nào thường liên quan đến sự chậm trễ nhất.

Các trường hợp sử dụng tiềm năng cho BI vượt ra ngoài các chỉ số hiệu quả kinh doanh điển hình của doanh số được cải thiện và giảm chi phí, theo ông Cindi Howson, phó chủ tịch nghiên cứu tại Gartner, một công ty tư vấn và nghiên cứu CNTT.

Cô chỉ vào Columbus, Ohio, hệ thống trường học và thành công của nó bằng cách sử dụng các công cụ BI để kiểm tra nhiều điểm dữ liệu – từ tỷ lệ đi học đến hiệu suất của học sinh – để cải thiện việc học của học sinh và tỷ lệ tốt nghiệp trung học. Chính vì thế, hiểu được BI là gì là một lợi thế để giúp một tổ chức, doanh nghiệp có thể thúc đẩy được công việc của mình.

Lợi ích của BI

BI giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin chính xác, hiệu quả để có thể hỗ trợ phân tích, khai thác dữ liệu, dự đoán về xu hướng của giá cả, dịch vụ, hành vi khách hàng giúp tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Ngoài ra cũng có thể dễ dàng kể tới một số lợi ích vô cùng thiết thức mà doanh nghiệp có thể sử dụng thông qua ứng dụng Business Intelligence đó là:

• Giúp doanh nghiệp sử dụng thông tin chính xác, hiệu quả để thích ứng với môi trường thay đổi liên tục và sự cạnh tranh vô cùng khốc liệt trong kinh doanh.
• BI giúp hỗ trợ quản trị tối đa trong việc đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả
• Xác định vị thế và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
• Giúp phân tích hành vi khách hàng
• Giúp dự đoán tương lai doanh nghiệp
• Xác định chiến lược marketing
• Giữ chân khách hàng cũ và tìm khách hàng tiềm năng
• Có cái nhìn tổng thể toàn doanh nghiệp
• Đáp ứng nhu cầu thu thập báo cáo của những bộ phận tỏng doanh nghiệp
• Hỗ trợ công tác điều hành, tiết kiệm thời gian, chi phí quản trị
• Giúp thay đổi kỹ năng điều hành để phục vụ khách hàng tốt hơn
• Giúp đánh giá nội bộ, cải thiện và tối ưu khả năng quy trình hoạt động của tổ chức

Các doanh nghiệp đang tận dụng BI ra sao?

Phân tích kinh doanh có tác động tích cực đến con người của một tổ chức cũng như hiệu suất, dự án và quyết định. Business Intelligence được sử dụng để biến dữ liệu thành thông tin có thể hành động để lãnh đạo, quản lý, tổ chức và ra quyết định. Sau đây là một số cách các tổ chức đang học cách sử dụng trí tuệ kinh doanh:

• Phân tích hành vi của khách hàng, mô hình mua hàng và xu hướng bán hàng
• Đo lường, theo dõi và dự đoán doanh số và hiệu quả tài chính
• Lập kế hoạch và dự báo tài chính
• Theo dõi hiệu suất của các chiến dịch tiếp thị
• Tối ưu hóa quy trình và hiệu suất hoạt động
• Cải thiện hiệu quả giao hàng và chuỗi cung ứng
• Phân tích dữ liệu web và thương mại điện tử
• Quản trị quan hệ khách hàng
• Phân tích rủi ro
• Phân tích trình điều khiển giá trị chiến lược

Hệ thống của Business Intelligence gồm những gì?

Các tổ chức ngày nay có thể chọn từ một danh sách mạnh mẽ các nhà cung cấp cung cấp các công cụ BI. Gartner xác định gần hai chục nhà cung cấp BI và phân tích trong báo cáo Magic Quadrant 2017 của mình, liệt kê Microsoft, Qlik và Tableau là nhà lãnh đạo. Các nhà cung cấp công cụ BI khác bao gồm Nhà xây dựng thông tin, Sisense và Zoomdata. 

Các tổ chức đã chọn một nền tảng BI dựa trên các yếu tố khác nhau, bao gồm quy mô và mức độ phức tạp của hoạt động cũng như loại công nghệ họ đã có (ví dụ: IBM, Oracle, SAS, SAP – tất cả đều cung cấp các công cụ BI)

Các thành phần của một hệ thống BI như sau:

• Data sources: dữ liệu thô từ các nguồn khác nhau như HRM, CRM, website TMĐT,…
• Data warehousing: là nơi lưu trữ dữ liệu lâu dài của tổ chức
• Integrating Server: chịu trách nhiệm trung gian vận hành công cụ ETL để chuyển đổi dữ liệu từ Data Sources vào Data Warehouse.
• Analysis Server: nơi nhận dữ liệu đầu vào để trả về kết quả dựa trên tri thức nghiệp vụ được định nghĩa sẵn.
• Reporting Server: thực thi các report với output nhận được từ Analysis Server.
• Data Mining: là quá trình trích xuất thông tin dữ liệu đã qua xử lý, khâu này khá quan trọng!
• Data Presentation: các báo cáo, biểu đồ từ quá trình data mining được tạo ra từ đây.

Có thể nói BI hội tụ những yếu tố mà một người làm kinh doanh điển hình đang tìm kiếm, nó đến từ việc kết hợp và trích xuất dữ liệu để từ đó chuyển hóa thành thông tin hữu ích phục vụ cho các quyết định kinh doanh hàng ngày. Chắc chắn, nếu muốn biết được hầu hết những gì mà phân tích kinh doanh có thể đem lại cho doanh nghiệp, thì hiểu được BI là gì sẽ là một điểm lợi thế để kiểm soát những hoạt động từ vị trí này.

Bussiness Intelligence dành cho đối tượng nào

Rất nhiều người dùng được hưởng lợi từ BI, tuy nhiên những đối tượng sau là những đối tượng nhận được nhiều lợi ích nhất đó là:

• Ban quản trị (Executives)
• Người ra quyết định kinh doanh (Business Decision Makers)
• Khách hàng (Customers)
• Phân tích viên (Analysts)

Lưu ý:

• Kết hợp ERP với BI để cosd dược giá trị sử dụng tốt hơn.
• BI hỗ trợ casd doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ và trong bất cứ lĩnh vực nào.
• BI mang lại lợi ích nhiều nhất trong ngành tiêu dùng, F&B.
• Nên cân nhắc khi tích hợp BI với các hệ thống khác trong quá trình sử dụng.

Xu hướng của Business Intelligence

Hiện tại các tổ chức đang bắt đầu thấy rằng dữ liệu và nội dung không nên được coi là các khía cạnh riêng biệt của quản lý thông tin, mà thay vào đó nên được quản lý theo cách tiếp cận doanh nghiệp tích hợp. Quản lý thông tin doanh nghiệp mang lại cho doanh nghiệp thông minh và quản lý nội dung doanh nghiệp.

Hiện tại các tổ chức đang hướng tới Hoạt động kinh doanh thông minh hiện đang được phục vụ và không bị kiểm soát bởi các nhà cung cấp. Theo truyền thống, các nhà cung cấp Business Intelligence chỉ nhắm mục tiêu hàng đầu kim tự tháp, nhưng bây giờ có một sự thay đổi mô hình hướng tới việc đưa Business Intelligence xuống đáy kim tự tháp với trọng tâm là trí tuệ kinh doanh tự phục vụ.

Cho nên, hãy nắm được những quyền năng về BI là gì để hiểu được những xu hướng giúp ích cho doanh nghiệp trong tương lai.

Phân biệt giữa BI và BA

Có một số quan điểm khác nhau trong cuộc thảo luận về sự khác biệt giữa trí tuệ kinh doanh và phân tích kinh doanh. Hiểu biết đầu tiên là BI và BA về cơ bản là giống nhau, cho rằng BA là trái tim của BI, không bao gồm quá trình ra quyết định thực tế và tập trung vào các bước để ra quyết định.

Các giải pháp Business Intelligence có thể tối ưu hơn cho các tổ chức hài lòng với mô hình kinh doanh của họ và chủ yếu muốn cải thiện hoạt động, tăng hiệu quả và đáp ứng các mục tiêu của tổ chức, để tạo ra sự thay đổi tốt. Có thể nói, dù tên gọi có phần giống như, nhưng tính chất công việc lại khác nhau hoàn toàn và mỗi vị trí lại có một nhiệm vụ khác nhau dùng để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin về Bussiness Intelligence và cách mà doanh nghiệp tận dụng trong công việc. Hy vọng kiến thức này sẽ giúp các bạn có được cái nhìn bao quát về BI. Đây cũng là vị trí vô cung quan trọng trong doanh nghiệp, quyết định tới kết quả kinh doanh, chiếc lược tương lai.