Ứng dụng phân hệ kế toán tài chính trong ERP

Tất cả những gì doanh nghiệp có thể thấy được khi ứng dụng các phân hệ kế toán tài chính trong ERP là bức tranh tổng thể bao gồm những chi tiết cơ bản cho tới những chỉ số đánh giá nâng cao về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Mọi thứ đều được vẽ nên bằng số liệu thực tế và ghi nhận theo thời gian thực trên hệ thống.

Thực trạng ứng dụng kế toán tài chính trong ERP

Nếu như là trước đây chưa có ERP thì phòng kế toán trong doanh nghiệp SME sẽ phải hạch toán chứng từ riêng lẻ sau đó chuyển bộ chứng từ sang các bộ phận khác nhau. Giờ đây khi có ERP thì toàn bộ dữ liệu được lưu trữ tập trung và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau hình thành một quy trình xuyên suốt.

Tuy nhiên, thực trạng hiện tại ở doanh nghiệp SME tại Việt Nam vẫn có gặp nhiều khó khăn khi ứng dụng ERP ở nền tảng kế toán bởi lẽ dữ liệu thường xuyên bị sửa đổi do tác động của quy trình kinh doanh chưa rõ ràng, các yếu tố phát sinh tức thời mà chưa có giải pháp xử lý hoàn chỉnh theo quy trình.

Cũng sử dụng ví dụ trên giả sử vì lý do gì đó mà công nợ của khách hàng A không phải là 10.000.000 mà là 11.000.000. Lúc này giải pháp trên ERP thực hiện tiếp một quy trình con:

– Kế toán công nợ phải thu bổ sung thêm khoản thu 1.000.000.

– Kế toán tiền mặt thu tiền theo khoản bổ sung 1.000.000.

– Kết thúc quy trình ERP tự động Matching giữa kế toán công nợ phải thu và kế toán tiền mặt nói rằng công nợ của khách hàng A đã được thu bằng tiền mặt trị giá tổng là 11.000.000.

ERP cung cấp giải pháp thật sự mạnh mẽ để quản lý nhóm kế toán tài chính, tạo nền tảng để tích hợp bán hàng, mua hàng, tồn kho, giá thành, vận chuyển logistic… Tất cả giao dịch đều có thể thực hiện trên các thiết bị từ Desktop, Laptop, Mobile, Tablet, QR Code… Hạn chế thủ công, tránh mắc sai sót trong tính toán. Tất cả giao dịch đều đầy đủ thông tin và minh bạch, tất cả dữ liệu được lưu trữ vĩnh viễn và tạo ra giá trị cho nền tảng kế toán tài chính.

Hãy sử dụng hiệu quả phần hệ kế toán tài chính trong ERP

Ứng dụng kế toán tài chính trong ERP thật sự cần thiết cho tất cả doanh nghiệp từ Startup cho tới các doanh nghiệp SME và tập đoàn lớn.

Các chức năng chính của phân hệ kế toán tài chính sẽ được chia thành các nhóm sau:

CM – Cash and Bank Management – Quản lý tiền mặt, tiền gửi

GL – General Ledger together with Accountant Management – Kế toán tổng hợp

AP – Account Payables – Kế toán công nợ phải trả

AR – Account Receivables – Kế toán công nợ phải thu

IA – Inventory Accounting – Kế toán hàng tồn kho

AM – Asset Management – Quản lý tài sản cố định

TM – Tools Management – Quản lý công cụ dụng cụ

PM – Prepaid Expenses Management – Quản lý chi phí trả trước

Với phân hệ kế toán tài chính trong ERP doanh nghiệp sẽ quản lý được các vấn đề nào?

1. Với AP kết nối với các nhà cung cấp, phân phối, sản xuất theo dõi khoản công nợ phải trả.

2. Với GL quản lý toàn bộ doanh thu nhận được từ hoạt động kinh doanh.

3. Với CM các giao dịch thu chi bằng tiền gửi sẽ kết nối với ngân hàng thông qua hệ thống API, đảm bảo các khoản thu chi sẽ kiểm soát qua lớp kế toán và lớp bảo mật của ngân hàng. Doanh nghiệp không sợ rằng sẽ có bất cứ giao dịch và thanh toán nào nằm ngoài sự kiểm soát.

4. Với AM thực hiện đánh giá, ghi nhận nguyên giá, số kỳ khấu hao, giá trị còn lại của các tài sản đang còn giá trị phân bổ hoặc đã phân bổ hết và vẫn đang sử dụng.

5. Đánh giá các chỉ số tài chính thông qua hệ thống báo cáo phân tích doanh thu, chi phí, công nợ.

Nếu các phân hệ được ứng dụng phù hợp theo từng con người trong cả một quy trình thì doanh nghiệp sẽ nhận thấy rằng quy trình hoạt động vận hành trơn tru và phát triển. Ngược lại sẽ tạo ra rào cản phát triển, các bạn nhân viên sẽ đắm đuối trong hàng trăm hàng ngàn việc lớn nhỏ. Với những kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ERP có thể cung cấp tới doanh nghiệp giải pháp ứng dụng hiệu quả phân hệ kế toán tài chính trong ERP.

General Ledger – Kế toán tổng hợp

Đóng vai trò là phân hệ cốt lõi trong các phân hệ kế toán tài chính, tất cả số liệu được ghi nhận đều sẽ đổ về phân hệ GL. Từ đây doanh nghiệp có thể kết hợp dữ liệu với thuật toán phân tích để lập các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đầy triển vọng.

Phân hệ GL cũng sẽ kết hợp cùng các phân hệ Ngân sách, dòng tiền để lập các báo cáo so sánh kế hoạch tài chính, phân tích dòng tiền vào ra doanh nghiệp.

Các tính năng chính của GL:

– Tập trung thống kê và phân tích số liệu.

– Kết hợp với các phân hệ tài chính nâng cao.

– Đóng sổ và mở sổ.

Người dùng có thể thực hiện các thao tác nào với GL

– Lập chứng từ hạch toán các khoản không thuộc phân hệ chi tiết.

– Lập các báo cáo phân tích kết quả kinh doanh về doanh thu, chi phí.

– Lập các báo cáo theo quy định bộ tài chính.

Một trong những lý do chính để ứng dụng phần mềm ERP linh hoạt là hệ thống tài khoản cho phép tùy chỉnh. Trước khi sử dụng ERP, khách hàng cần xây dựng hệ thống tài khoản chuẩn, khi ứng dụng ERP cho phép bạn khởi tạo tuỳ chỉnh phân loại, phân nhóm tài khoản. Ngược lại nếu hệ thống ERP không cho phép tùy chỉnh hệ thống tài khoản thật sự sẽ là cơn ác mộng đối với người dùng.

Thật tốt khi một số phần mềm ERP cho phép bạn ứng dụng 2 điểm sau đây:

– Phân loại tài khoản theo nhóm tài sản, nguồn vốn.

– Phân nhóm tài khoản theo phân hệ sử dụng, các tài khoản thuộc phân hệ nào thì phân hệ đó mới được sử dụng để ghi nhận nghiệp vụ hạch toán.

– Phân tách các mã giao dịch cụ thể theo từng phân hệ. Mỗi nghiệp vụ cũng có mã giao dịch riêng và các mã giao dịch này có thể cấu hình được phép sử dụng ở phân hệ nào để hiệu quả.

Payables and Receivables – Kế toán công nợ phải thu và phải trả

Đây là hai thành phần thiết yếu của các phân hệ kế toán tài chính trong ERP.

Phân hệ AP chịu trách nhiệm về các dữ liệu đầu vào ghi nhận công nợ phải trả.

Phân hệ AR chịu trách nhiệm về các dữ liệu đầu ra ghi nhận công nợ phải thu.

Nhiệm vụ chính của 2 phân hệ này là quản lý thông tin công nợ của các đối tượng, các báo cáo tổng hợp, chi tiết phát sinh công nợ và đặc biệt là báo cáo phân tích tuổi nợ Aging Reports.

Payables and Receivables - Kế toán công nợ phải thu và phải trả

Phân hệ công nợ phải thu sẽ kết hợp với phân hệ bán hàng Sales, các hoá đơn sẽ được ghi nhận tại phân hệ bán hàng, kể cả các chứng từ giảm giá, hàng bán trả lại. Mỗi nghiệp vụ ghi nhận tại phân hệ bán hàng sẽ được chuyển sang phân hệ công nợ phải thu thành các bút toán hạch toán ghi Nợ/ Có.

Phân hệ công nợ phải trả sẽ kết hợp với phân hệ mua hàng Purchasing. Phân hệ mua hàng nhận nhiệm vụ ghi nhận hóa đơn, chứng từ giảm, trả lại, điều chỉnh. Các nghiệp vụ này sẽ chuyển thành bút toán hạch toán tại phân hệ công nợ phải trả thành các bút toán hạch toán ghi Nợ/ Có.

Asset Management – Quản lý tài sản

ERP cung cấp phân hệ quản lý tài sản hiệu quả. Hãy hình dung tất cả các tài sản trong doanh nghiệp đều quản lý bằng mã, tên, các chi tiết đi kèm, phục vụ cho phòng ban hay bộ phận nào, ai sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý, xuất sứ đến từ quốc gia, nhà cung cấp nào, chứng từ đi kèm như thế nào v.v…

Kế toán có thể quản lý về mặt nguyên giá, thời gian khấu hao, khấu hao mỗi kỳ, giá trị còn lại. Khi bạn cần thay đổi kết cấu tăng giảm giá trị tài sản cũng rất dễ dàng thực hiện trên ERP.

Trong trường hợp tài sản được bán hoặc loại bỏ, giao dịch thanh lý sẽ bao gồm tạo hóa đơn bán hàng trong AR và thêm giao dịch trong GL.

Cash and Bank Management – Quản lý tiền mặt, tiền gửi

Phân hệ quản lý tiền mặt, tiền gửi trong ERP đóng vai trò xử lý thanh toán các giao dịch liên quan đến công nợ phải thu và phải trả.

Khi một phát sinh công nợ phải thu ghi tăng nhận Nợ 131 – Phải thu khách hàng, phân hệ quản lý tiền mặt tiền gửi sẽ ghi nhận thu tiền khoản phát sinh này và tự động sinh ra bút toán ghi giảm nhận Có 131 – Phải thu khách hàng.

Inventory Accounting – Kế toán hàng tồn kho

Hàng tồn kho của một doanh nghiệp thường liên quan đến hàng hóa trong ba giai đoạn sản xuất: hàng thô, hàng dở dang và hàng thành phẩm đã sẵn sàng để bán.

Kế toán hàng tồn kho có nhiệm vụ xác định giá trị của hàng tồn kho theo mỗi giai đoạn và ghi nhận dưới dạng tài sản của công ty. Phân hệ kế toán hàng tồn kho ghi nhận các hạch toán liên quan đến nhập, xuất, số dư tồn kho.

Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng sẽ có 2 bút toán được ghi nhận.

– Bút toán tăng công nợ phải thu sẽ chuyển sang AR – Account Receivable.

– Bút toán ghi nhận giảm hàng tồn kho sẽ chuyển sang IA – Inventory Accounting.

Các phân hệ kế toán tài chính là hệ sinh thái căn bản và cũng là lõi phân tích dữ liệu trong ERP. Ngoài mảng kế toán tài chính ghi nhận hạch toán phát sinh còn có các phân hệ nâng cao phân tích dữ liệu tài chính giúp doanh nghiệp quyết định các chiến lược phát triển hay hoạt động kinh doanh.