Chuyển đổi số trong doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng, góp phần tối ưu được chi phí và doanh thu. Nó không chỉ là việc cập nhật các hệ thống và ứng dụng công nghệ thông tin mà nó còn là một sự thay đổi văn hóa và mô phỏng lại tất cả các quy trình và cách thức làm việc của công ty bạn.
Các doanh nghiệp nhỏ và thậm chí là những doanh nghiệp startup đều có thể tận dụng tư duy chuyển đổi kỹ thuật số để ứng dụng kỹ thuật số vào văn hóa công ty của họ.
Trước khi tìm hiểu cách xây dựng một khuôn khổ cho chuyển đổi số, hãy nhận biết một số dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn thực sự cần chuyển đổi.
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?
Chuyển đổi số (Digital Transformation) là việc tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các bộ phận của một doanh nghiệp, thay đổi cách doanh nghiệp vận hành và cả cách cung cấp các sản phẩm, dịch vụ giá trị cho khách hàng. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp cũng là việc thay đổi văn hóa tổ chức, đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục học hỏi và thử nghiệm công nghệ để tìm ra giải pháp tốt nhất cho mình.
Một số người cho rằng chuyển đổi số đồng nghĩa với phát triển công nghệ. Suy nghĩ này cũng chưa hẳn là chính xác, vì chuyển đổi số trong doanh nghiệp mang tính toàn diện. Nó bao gồm một nhiều quy trình, tương tác, giao dịch, phát triển công nghệ, thay đổi, các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp,… Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp cần thay đổi tư duy để tập trung vào khách hàng và thành công của khách hàng. Khi khách hàng thành công, doanh nghiệp cũng sẽ có được thành công.
4 Lợi ích của chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Tối ưu năng suất
Mọi doanh nghiệp đều mong muốn tối ưu năng suất lao động của đội ngũ nhân viên. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp giúp cải thiện và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên nhờ giảm thiểu được những công việc thủ công, tốn nhiều thời gian. Nhờ vậy, nhân sự của doanh nghiệp có thể tập trung nhiều hơn vào chuyên môn và tăng hiệu quả công việc.
Ngoài ra, chuyển đổi số cũng giúp tăng năng suất nhờ việc trao đổi tài liệu và thông tin dễ dàng, liền mạch nhờ hệ thống lưu trữ tối ưu truy cập và các phần mềm trò chuyện.
Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ
Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp có thể vận hành mọi lúc, mọi nơi. Nếu như trước đây, nhân viên khó có thể làm việc tại nhà hay xử lý những việc phát sinh ngoài giờ do không có tài liệu, máy móc tại chỗ. Vậy giờ đây, chúng ta đã có thể làm việc tại nhà với chỉ một chiếc máy tính hoặc điện thoại. Nhờ đó, nhân sự doanh nghiệp có thể làm việc mọi lúc mọi nơi, tìm được nhiều nguồn cảm hứng và ý tưởng để cải thiện sản phẩm hơn khi làm việc tại văn phòng với bốn bức tường.
Ngoài ra, tăng năng suất cũng giúp doanh nghiệp có nhiều thời gian để cải tiến dịch vụ khách hàng. Việc tăng năng suất làm rút ngắn thời gian khách hàng phải chờ đợi để nhận được một sản phẩm hay dịch vụ. Vì vậy, việc áp dụng chuyển đổi số làm tăng năng suất cũng giúp doanh nghiệp cải thiện dịch vụ rõ rệt hơn.
Thúc đẩy hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp
Nhờ chuyển đổi số trong doanh nghiệp, cấp lãnh đạo có thể hoàn toàn chủ động trong việc theo dõi các báo cáo, đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, hiệu suất làm việc của nhân viên bất cứ lúc nào nhờ hệ thống theo dõi và báo cáo tự động.
Nhờ đó, tất cả thông tin và số liệu về công việc đều được thể hiện rõ ràng, minh bạch, chính xác và nhanh chóng. Những số liệu này giúp ích cho lãnh đạo rất nhiều trong quá trình ra quyết định và hoạch định chiến lược quản trị.
Nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp
Không thể phủ nhận rằng các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công thường có năng suất và hiệu quả cao hơn trong công việc. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phát triển nhanh hơn nhiều so với các doanh nghiệp chưa chuyển đổi số.
Như đã đề cập, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tăng năng suất và cả chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Không chỉ vậy, chuyển đổi số còn mang đến nhiều công nghệ mới trong các hoạt động khác của doanh nghiệp như marketing, chăm sóc khách hàng, gợi ý sản phẩm. Ví dụ, với tính năng marketing tự động và cá nhân hóa, doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng hiệu quả và chính xác hơn so với việc quảng cáo trên tập khách hàng lớn như trước đây. Chuyển đổi số cũng cho phép doanh nghiệp chăm sóc khách hàng qua chatbot, các tin nhắn tự động được cá nhân hóa.
Quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp
Trước hết, hãy bắt đầu với việc đánh giá nội bộ để nhận biết các lỗ hổng, vấn đề, những phần bạn có thể gặp khó khăn và vấn đề lớn nhất là gì? Mấu chốt để doanh nghiệp của bạn tồn tại là gì? Với những doanh nghiệp còn non trẻ, câu trả lời cực kì ngắn gọn: chúng ta cần khách hàng và doanh thu.
Chúng ta cần một vài quá trình và các hệ thống chủ chốt mà chúng ta có thể dựa vào, trong đó lấy yếu tố nhân sự làm trọng tâm. Tất cả những yếu tố trên và nhiều nhân tố khác sẽ dần trở thành một phần của quá trình chuyển đổi số. Dưới đây là các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định mục tiêu và tầm nhìn của Doanh nghiệp
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu kinh doanh và chuyển đổi số bằng cách trả lời các câu hỏi:
- Mô hình doanh nghiệp đã đủ để đáp ứng kì vọng của chiến lược kinh doanh chưa?
- Doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ trong những quy trình nào của mình?
- Nhân sự doanh nghiệp có đang gặp vấn đề gì trong quá trình làm việc không?
- Doanh thu mục tiêu trước và sau khi áp dụng chuyển đổi số là bao nhiêu?
Bên cạnh những câu hỏi về tác động của công nghệ đến quy trình vận hành, doanh nghiệp cũng cần đặt ra những câu hỏi về tác động của chuyển đổi số lên khách hàng như:
- Trải nghiệm mà doanh nghiệp mong muốn khách hàng nhận được là gì?
- Làm thế nào để giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng?
- Xác định mục tiêu và trả lời các câu hỏi trên là một bước quan trọng trong quy trình chuyển đổi số thành công của doanh nghiệp vì trải nghiệm khách hàng là yếu tố liên quan trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Theo báo cáo, nhiều doanh nghiệp ghi nhận chi phí vận hành đã giảm từ 10 đến 20% sau khi họ áp dụng chuyển đổi số.
Bước 2: Số hóa giấy tờ, giảm thiểu tối đa các công việc thủ công
Sau khi đã xác định được mục tiêu chuyển đổi số và các yếu tố liên quan, doanh nghiệp cần đặt viên gạch đầu tiên cho quá trình này.
Trước hết, doanh nghiệp cần số hóa giấy tờ. Việc này có thể hiểu là đưa các tài liệu, văn bản được lưu trữ trên giấy thành bản mềm. Sau khi các dữ liệu được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu chúng trên máy tính. Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, doanh nghiệp còn có thể lưu trữ dữ liệu nhờ công nghệ điện toán đám mây. Một trong những nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây tiêu biểu nhất hiện nay là Amazon Web Services (AWS).
Bước 3: Xây dựng văn hóa làm việc trực tuyến
Khi dữ liệu đã được số hóa, đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp có thể dễ dàng làm việc và chia sẻ dữ liệu trên máy tính. Việc này tạo điều kiện cho các doanh nghiệp áp dụng phương pháp làm việc từ xa hiệu quả. Nhân viên có thể làm việc tại mọi địa điểm nhưng vẫn có thể đảm bảo thông suốt thông tin và trao đổi liền mạch. Đặc biệt, trong và sau đại dịch Covid-19, xu hướng làm việc từ xa ngày càng trở nên quen thuộc và được ưa chuộng. Vì vậy, đây là một bước rất quan trọng trong quá trình chuyển đổi số thành công.
Tuy nhiên, hình thức làm việc từ xa có thể dẫn đến một nhu cầu mới trong việc tìm ra phương pháp quản lý công việc và nhân sự từ xa hiệu quả.
Bước 4: Số hóa quy trình
Sau khi số hóa dữ liệu, doanh nghiệp cần số hóa cả quy trình hoạt động của mình. Tuy nhiên, đây cũng là vấn đề hóc búa nhất với nhiều doanh nghiệp. Số hóa quy trình là mọi quy trình làm việc của doanh nghiệp được thực hiện trên nền tảng số hoặc trực tuyến. Điều này giúp làm rút ngắn thời gian làm việc và đảm bảo thông suốt thông tin. Doanh nghiệp cần liệt kê các dạng quy trình sau để đảm bảo quá trình số hóa được thực hiện đầy đủ:
Quy trình nội bộ: quy trình làm việc giữa các cấp, các phòng ban, trong bộ phận và của từng cá nhân.
Quy trình làm việc với khách hàng: Quy trình chăm sóc, tư vấn khách hàng, đối tác.
Bước 5: Áp dụng công nghệ
Khả năng áp dụng công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong tất cả các bước chuyển đổi số doanh nghiệp.
Tất cả các chiến lược chuyển đổi số sẽ không thể thành công nếu doanh nghiệp không lựa chọn chính xác công nghệ để áp dụng. Nếu bạn lựa chọn những công nghệ đã lỗi thời, khả năng chuyển đổi số thành công sẽ thấp hơn. Ví dụ, nếu doanh nghiệp lựa chọn chỉ lưu trữ tài liệu trên máy tính chứ không lưu trữ trên server hay các nền tảng đám mây, việc truyền tải dữ liệu sẽ chậm trễ và khó khăn hơn rất nhiều.
8 Chiến lược chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Chuyển đổi số trong trải nghiệm khách hàng
Lắng nghe khách hàng để đem lại trải nghiệm tuyệt vời
Lắng nghe ý kiến khách hàng giúp doanh nghiệp thấu hiểu tâm lý và nhu cầu của họ. Với những doanh nghiệp đã đầu tư vào hệ thống dữ liệu khách hàng, tất cả các thông tin về khách hàng sẽ được ghi nhận vào hệ thống và được sử dụng để phân tích, xây dựng chân dung khách hàng và tìm ra mong muốn của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ dựa trên sở thích, hành vi của họ.
Để thu thập hiệu quả các dữ liệu về phản hồi khách hàng, các doanh nghiệp nên triển khai tối đa các kênh mạng xã hội cũng như xây dựng các nhóm cộng đồng. Điều này giúp cho thương hiệu gần gũi hơn với người dùng, làm bền chặt hơn mối quan hệ giữa khách hàng và thương hiệu.
Các phần mềm hay hệ thống CRM sẽ giúp các doanh nghiệp thu thập và lưu trữ các thông tin này. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn hệ thống CRM phù hợp để phù hợp với nhu cầu và có tính bảo mật cao.
Ứng dụng chuyển đổi số trong doanh nghiệp giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi
Chiến lược chuyển đổi số thành công sẽ giúp doanh nghiệp tăng tỉ lệ chuyển đổi. Để áp dụng thành công công nghệ, doanh nghiệp có thể cân nhắc các hướng đi sau:
Sử dụng dữ liệu từ CRM để đưa ra dự đoán về hành vi và nhu cầu của người dùng, từ đó đưa ra những nội dung hay ưu đãi cá nhân hóa với từng đối tượng người dùng. Các chiến dịch cá nhân hóa luôn đem lại hiệu quả cao hơn chiến dịch đại trà. Vì vậy, hãy tận dụng CRM để có nhiều thông tin phục vụ cho các chiến dịch cá nhân hóa.
Tối ưu trải nghiệm khách hàng nhờ công nghệ. Với xu hướng sử dụng dịch vụ trực tuyến ngày càng gia tăng, các doanh nghiệp cần mang lại cho khách hàng trải nghiệm online gần nhất với trải nghiệm thực tế. Đặc biệt với các ngành thời trang hay đồ trang trí, đồ gia dụng, dịch vụ bất động sản. Cách làm dễ dàng nhất là cung cấp hình ảnh chi tiết nhất có thể về sản phẩm. Tuy nhiên, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng các công nghệ cao như VR hay AR để khách hàng có trải nghiệm sản phẩm thực tế nhất.
Tinh gọn quy trình mua hàng. Khách hàng hiện đại ngày càng trở nên bận rộn. Vì vậy, bất kể là mua hàng trực tuyến hay trực tiếp, khách hàng đều sẽ đánh giá cao một quy trình mua hàng đơn giản, nhanh chóng.
Mở rộng điểm chạm thương hiệu
Điểm chạm thương hiệu hiện nay không chỉ là các cửa hàng truyền thống hay bốt bán hàng. Sự mở rộng nền tảng trực tuyến giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng ở bất cứ đâu như mạng xã hội, email, trang web, live chat,… Cố gắng xuất hiện trên tất cả các nền tảng là việc làm không tối ưu nguồn lực doanh nghiệp, vì vậy, hãy lựa chọn những kênh hợp lí để doanh nghiệp hiện diện. Xuất hiện một cách thống nhất và đồng bộ trên các kênh tập trung khách hàng mục tiêu giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực và đạt hiệu quả cao.
Chuyển đổi số trong quy trình vận hành
Số hóa quy trình vận hành
Như đã đề cập, số hóa quy trình giúp nhân sự tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc. Không chỉ dừng lại ở số hóa, các quy trình đã được tự động hóa, giúp nhân sự được giải phóng khỏi những công đoạn thủ công nhàm chán. Ví dụ trong email marketing, thay vì lập một danh sách và gửi mail thủ công, doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống email tự động.
Ở ngành sản xuất, máy móc tự động gần như có thể thay thế con người trong rất nhiều công đoạn. Sử dụng máy móc không chỉ giúp tăng năng suất mà còn làm giảm thiểu chi phí.
Văn phòng làm việc không giới hạn
Công nghệ đã cho phép chúng ta có thể làm việc ở bất cứ đâu mà vẫn có sự trao đổi và liên kết như tại văn phòng. Xu hướng này ngày càng được áp dụng rộng rãi, ngay cả sau đại dịch. Doanh nghiệp có thể áp dụng chiến lược này để tiết kiệm chi phí mặt bằng mà vẫn có thể mở rộng quy mô nhân sự.
Ứng dụng công nghệ quản lý công việc
Thông tin minh bạch và chi tiết giúp cấp quản lý doanh nghiệp đưa ra được những quyết định và chiến lược đúng đắn. Công nghệ giúp doanh nghiệp có thể thu thập số liệu báo cáo một cách chính xác bằng các phần mềm theo dõi tức thời. Từ đó, số liệu được tổng hợp theo ngày, tháng hoặc quý, giúp cấp lãnh đạo có cái nhìn thực tế để ra chiến lược phát triển.
Chuyển đổi số trong mô hình doanh nghiệp
Kết hợp yếu tố công nghệ vào mô hình kinh doanh
Hiện nay, nhiều mô hình kinh doanh đã có những sự điều chỉnh để thích ứng với xu hướng công nghệ. Một trong những mô hình kinh doanh tiêu biểu là kết hợp giữa truyền thống và trực tuyến. Trong mô hình này, doanh nghiệp sử dụng nền tảng số như một công cụ thúc đẩy tăng trưởng, ví dụ mở rộng kênh bán hàng trực tuyến.
Ngoài ra, một mô hình phổ biến khác là doanh nghiệp phát triển thêm các dịch vụ trực tuyến xoay quanh sản phẩm. Ví dụ, ngân hàng cho phép mở thẻ và làm các dịch vụ online thay vì trực tiếp.
Phát triển mô hình kinh doanh mới dựa trên công nghệ số
Không chỉ dừng lại ở việc kết hợp công nghệ, doanh nghiệp còn có thể phát triển mô hình kinh doanh mới để chuyển đổi số thành công hơn. Ví dụ, Uber và Grab đã sử dụng công nghệ để làm thay đổi cuộc chơi trong thị trường taxi. Hay các nền tảng review ẩm thực đã phát triển thêm ứng dụng đặt và giao đồ ăn, giúp doanh nghiệp mở thêm một mảng kinh doanh mới đầy tiềm năng.
Trên đây là những thông tin hữu ích về Digital Transformation giúp bạn hiểu hơn, áp dụng được hiệu quả hơn vào các hoạt động của doanh nghiệp mình. Hẹn gặp bạn trong bài viết tiếp theo.
