“Quy trình chuyển đổi số” là cụm từ được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng trong thời đại công nghệ đang liên tục phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Thiết lập một quy trình thành công sẽ giải quyết các nhu cầu hàng đầu của môi trường tổ chức độc đáo. Một quy trình chuyển đổi số chuẩn giúp bạn tìm ra được những gì hiệu quả cho công ty.
Việc xây dựng và hành động theo quy trình chuyển đổi số thực sự có thể khá đơn giản – bạn chỉ cần thiết lập những bước cơ bản trước. Bài viết hôm nay, cùng 3T Software tìm hiểu chi tiết 5 bước cơ bản trong quy trình chuyển đổi số ngay nào!
Khái niệm về quy trình chuyển đổi số
Quy trình chuyển đổi số là một kế hoạch di chuyển tổ chức của bạn từ Điểm A (sử dụng các quy trình kỹ thuật số hiện tại của bạn) sang Điểm B (sử dụng các quy trình kỹ thuật số mới). Hãy nghĩ về nó giống như tham gia một chuyến đi đường bộ – bạn biết mình đang ở đâu và muốn đi đâu, nhưng bạn cần vạch ra cách bạn sẽ đến đích.
Quy trình chuyển đổi số của bạn giúp xác định và quản lý chi tiết các công việc cần phải làm. Nó cung cấp cấu trúc để chuyển đổi từ công cụ này sang công cụ tiếp theo – bao gồm mọi thứ từ công nghệ, con người và quy trình – để đảm bảo chuyển đổi thành công.
Nếu không có lộ trình, ý tưởng và kế hoạch chuyển đổi số của bạn đưa ra có nguy cơ thất bại. Dưới đây là năm bước đơn giản bạn có thể thực hiện để giúp bạn và nhóm của bạn đạt được thành công.
Các bước trong quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Bước 1: Thu thập và phân tích dữ liệu của bạn
Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bạn cần đánh giá điểm xuất phát của mình. Những quy trình hoặc hệ thống hiện có nào đang hoạt động? Họ có thể cải thiện ở đâu? Bạn mong đợi những thay đổi cụ thể nào từ ý tưởng sáng tạo chuyển đổi số của mình?
Việc thu thập và phân tích dữ liệu (Data Mining) trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi sẽ cung cấp cho bạn cơ sở để đo lường hiệu quả kế hoạch của bạn. Ví dụ: nếu bạn hy vọng trải qua quá trình chuyển đổi số sẽ làm tăng năng suất của nhóm.
Bạn cần biết họ dành bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể trước khi triển khai các công cụ hoặc quy trình mới. Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, bạn có thể đo lường và so sánh kết quả đầu ra để đánh giá xem kế hoạch của mình có thành công hay không.
Đảm bảo bạn có dữ liệu phù hợp và thông tin chi tiết cần thiết để tạo nền tảng ổn định cho phần còn lại của hành trình chuyển đổi. Điền vào khoảng trống hoặc thu thập bất cứ điều gì còn thiếu trước khi bạn bắt đầu. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết các thách thức chuyển đổi số mà bạn sẽ phải đối mặt trong suốt dự án.
Bước 2: Nhận được sự ủng hộ từ quản lý cấp cao
Nhìn bề ngoài, chuyển đổi số có vẻ như chỉ là một sự thay đổi về công nghệ hoặc quy trình – nhưng để nó thành công, nó cũng đòi hỏi một sự thay đổi hoàn toàn về văn hóa. Một hệ thống mới đi kèm với đào tạo và một chặng đường học tập khá khăn đôi khi phức tạp. Toàn bộ nhóm cần phải thức trắng nhiều đêm để đảm bảo quá trình chạy trơn tru.
Quản lý cấp cao thường dẫn dắt mọi thay đổi lớn trong toàn bộ tổ chức. Nếu không có cam kết của họ, bất kỳ ý kiến, kế hoạch cách quản lý thay đổi nào cũng có thể làm ảnh hưởng lớn đến trong quá trình chuyển đổi số. Trên thực tế, chuyển đổi số có khả năng thành công cao hơn 2,5 lần với sự hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao.
Để có được họ về phía bạn, bạn cần chuẩn bị thông tin phù hợp để thuyết phục họ về lý do cần thay đổi. Dưới đây là một số mẹo để kết nối với quản lý cấp cao:
Liên hệ chuyển đổi số trở lại với các mục tiêu hoặc giá trị của công ty.
Trải qua quy trình này như thế nào sẽ đưa tổ chức đến gần hơn với các mục tiêu chính của mình? Việc thực hiện thay đổi này có giúp công ty gắn kết tốt hơn với các giá trị cốt lõi của mình không? Việc thiết lập các kết nối này có thể giúp quản lý cấp cao hiểu tại sao chuyển đổi số lại quan trọng đối với toàn công ty.
Tập trung vào ROI
Ban quản lý cấp cao cần biết rằng khoản đầu tư của họ sẽ không lãng phí. Sử dụng những thông tin chi tiết bạn đã thu thập, giải thích lý do tại sao các quy trình hiện tại không hoạt động – và những gì chúng đang khiến công ty mất thời gian lãng phí, mất khách hàng hoặc kém hiệu quả. Sau đó, bạn có thể đưa ra các dự đoán về cách mà kế hoạch cũng như quy trình chuyển đổi số của bạn sẽ thay đổi điều này theo hướng tốt hơn.
Tìm lũy thừa trong các số
Nếu bạn biết nhóm của mình đang gặp khó khăn với các quy trình hoặc công nghệ hiện có, hãy nhờ một số người trong số họ tham gia để giúp trình bày trường hợp của bạn với quản lý cấp cao. Điều này có thể giúp quản lý cấp cao hiểu được tác động và tầm quan trọng của việc thực hiện thay đổi.
Cá nhân hóa bản trình bày của bạn
Hãy suy nghĩ về vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân mà bạn cần trình bày ý tưởng của mình. Sự kiện hoặc tính năng nào sẽ hấp dẫn họ nhất? Bằng cách tùy chỉnh bản trình bày của bạn cho từng thành viên trong ban quản lý mà bạn cần tham gia, bạn có thể đạt được những điểm tiếp xúc quan trọng nhất để xây dựng kết nối mạnh mẽ hơn.
Bước 3: Đặt mục tiêu rõ ràng
Đặt ra các mục tiêu và mục tiêu rõ ràng, thực tế và có thể đo lường được để thúc đẩy quá trình chuyển đổi. Đặt mục tiêu có thể giúp tổ chức của bạn tự thiết lập thành công để bạn có thể đạt được ROI thực tế nhanh hơn.
Hãy nghĩ về mục tiêu cuối cùng cho sáng kiến chuyển đổi số của bạn. Bạn sẽ đạt được kết quả lý tưởng nào khi trải qua cuộc hành trình này? “Điểm B” trong lộ trình của bạn là gì? Mặc dù mục tiêu này có vẻ xa vời và khó đạt được ngay bây giờ, nhưng việc đặt tầm nhìn về đích sẽ giúp bạn khám phá ra những bước đệm mà nhóm của bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
Bây giờ, hãy lùi lại để lấp đầy khoảng cách giữa nơi bạn đang ở và nơi bạn muốn. Có thể đi thẳng đến kết quả lý tưởng của bạn không, hay bạn cần phải thực hiện một cách tiếp cận theo từng giai đoạn?
Chia lộ trình của bạn thành nhiều phần có thể giúp nhóm của bạn dễ quản lý hơn việc chuyển đổi – chẳng hạn như dừng lại ở các điểm dừng trong chuyến đi của bạn. Mỗi giai đoạn cung cấp cho bạn một mục tiêu nhỏ hơn để giải quyết và tạo cơ hội rõ ràng để tập hợp lại và đánh giá lại kế hoạch của bạn. Bạn có thể kiểm tra lại để đảm bảo rằng bạn vẫn đang đi đúng hướng và thực hiện các điều chỉnh nếu cần.
Tuân theo cấu trúc thiết lập mục tiêu THÔNG MINH khi thiết lập các mục tiêu của bạn. Mục tiêu phải là:
- Cụ thể: Bạn muốn đạt được những gì?
- Có thể đo lường được: Những chỉ số nào sẽ cho biết bạn đã đạt được nó?
- Có thể đạt được: Bạn có khả năng đạt được nó không?
- Liên quan, thích hợp: Mục tiêu này có phù hợp với kế hoạch kinh doanh của bạn không?
- Hợp thời: Mục tiêu nên đạt được khi nào?
Bước 4: Tạo ra một nền văn hóa sẵn sàng chuyển đổi
Chúng tôi đã đề cập đến tầm quan trọng của văn hóa trong việc chuyển đổi số thành công – nhưng tầm quan trọng của việc thu hút mọi người tham gia trước khi bất kỳ thay đổi nào diễn ra là rất quan trọng để đạt được kết quả lý tưởng. Nếu nhóm của bạn không nhìn thấy giá trị trong các quy trình và công nghệ mới, sẽ rất khó để khiến họ đầu tư vào kết quả cuối cùng.
Truyền đạt hiệu quả nhu cầu thay đổi và cách chuyển đổi số có thể giúp cải thiện hiệu quả và năng suất. Tìm hiểu cụ thể với nhóm của bạn, cho họ thấy cách hệ thống mới sẽ giúp công việc của họ dễ quản lý hơn hoặc cách nó có thể giảm bớt sự thất vọng và phức tạp.
Cho nhóm của bạn cơ hội để nói lên mối quan tâm, bày tỏ quan điểm và chia sẻ ý tưởng về cách làm cho việc triển khai hiệu quả hơn – đặc biệt nếu các thành viên trong nhóm dường như do dự khi thử công nghệ mới.
Dành thời gian để trả lời các câu hỏi hoặc giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở nên không thể quản lý được và tìm kiếm cơ hội để nhóm của bạn tham gia vào quá trình lập kế hoạch chuyển đổi. Khi họ tham gia vào quá trình này, họ có thể cảm thấy ít chống lại những thay đổi phía trước.
Bước 5: Đầu tư vào quản lý dự án nhanh nhẹn
Quản lý dự án tập trung vào việc tạo ra một môi trường hợp tác để triển khai, thử nghiệm và phản ứng với sự thay đổi. Mặc dù có một kế hoạch đã đặt là quan trọng, nhưng quản lý dự án nhanh nhẹn cung cấp cơ hội để xem lại một cách nhất quán kế hoạch đã đặt và thực hiện các điều chỉnh theo nhu cầu hoặc mối quan tâm của nhóm.
Quản lý dự án nhanh nhẹn đảm bảo tỷ lệ thành công cao cho các nỗ lực chuyển đổi bằng cách chia dự án thành các giai đoạn nước rút, sau đó là phản hồi. Sau mỗi chút thay đổi, bạn sẽ thu thập phản hồi từ nhóm của mình để hiểu điều gì đang hiệu quả và điều gì không cải thiện toàn bộ quy trình triển khai.
So sánh của chúng tôi với một chuyến đi đường bộ, quản lý dự án nhanh nhẹn giống như một phi công phụ trên ghế hành khách. Họ sẵn sàng điều chỉnh lộ trình để phù hợp với các đường vòng, các điểm dừng nghỉ ngoài dự kiến và các yêu cầu từ những người lái khác trên xe.
Đến đây, bạn cũng đã nắm được 5 bước trong quy trình chuyển đổi số rồi đúng không. Hy vọng bài viết mang lại nhiều lợi ích dành cho bạn, hẹn gặp bạn trong bài chia sẻ tiếp theo.
