Business Intelligence – “Sức khỏe” doanh nghiệp được đánh giá bằng gì?

Hệ thống Business Intelligence hiện đang là cung cụ giúp các nhà quản trị đánh giá doanh nghiệp. Bất kể doanh nghiệp nào cũng cần khám “Sức khỏe”, nhờ vào BI mọi chuyện khám này sẽ trở nên đơn giản hơn. Vậy cùng tìm hiểu chi tiết về việc đánh giá sức khỏe của một doanh nghiệp bằng hệ thống Business Intelligence ngay nào.

Đánh giá “sức khỏe” doanh nghiệp bằng hệ thống Business Intelligence

Hệ thống thông tin quản trị thông minh (Business Intelligence – BI) là một hệ thống giúp các nhà quản lý công cụ và một phương pháp mới điều hành doanh nghiệp. Một phép so sánh ẩn dụ với ngành Y học:

• Nếu coi DOANH NGHIỆP là MỘT CƠ THỂ NGƯỜI,
• Thì các HỆ THỐNG THÔNG MINH giống như các CÔNG CỤ, MÁY MÓC, THIẾT BỊ chúng có khả năng đo đạc được các chỉ số của các bộ phận của cơ thể người,
• NHÀ QUẢN TRỊ sẽ đóng vai trò như BÁC SỸ, trên cơ sở các số liệu thu được từ các hệ thống đó bác sỹ sẽ dựa trên các số liệu đo đạc được để kết luận ra tình trạng sức khỏe của các bộ phận của bệnh nhân.

Trong suốt quá trình hoạt động, các cấp quản lý (là các bác sỹ) là người sử dụng các hệ thống BI để đánh giá “sức khỏe” của doanh nghiệp để có các chiến lược phát triển cho tương lai. Nhờ kết quả đánh giá doanh nghiệp đó, các cấp quản lý có thể phát hiện ra các điểm bất thường, từ đó “chẩn đoán” bệnh và tìm giải pháp “chữa trị”.

Đọc thêm: Business Intelligence là gì mà doanh nghiệp nào cũng cần

Sự khác biệt khi sử dụng hệ thống Business Intelligence với việc không sử dụng trong điều hành giống như nền Y học hiện đại so với cổ truyền:

• Các bác sỹ trong nền Y học cổ truyền sử dụng thông tin rất ít ỏi thông qua việc đánh giá từ việc quan sát bệnh nhân bên ngoài và bắt mạch. Bác sỹ khi đó sẽ đóng vai trò thay máy móc để đo đạc các thông số của bệnh nhân. Sau đó dựa rất nhiều vào kinh nghiệm của mình để chẩn đoán bệnh. Để làm được điều này được chính xác thì kinh nghiệm của bác sỹ sẽ là yếu tố quyết định. Việc đào tạo ra các bác sỹ có trình độ cao như này là rất khó khăn.
• Với nền Y học hiện đại, các máy móc đã có thể đo đạc được các chỉ số một cách định lượng chính xác. Khi có kết quả, công việc tiếp theo của bác sỹ là so sánh với các miền giá trị tiêu chuẩn cho các chỉ số là có thể đánh giá được tình trạng sức khỏe của bệnh nhân. Như vậy việc đào tạo ra các bác sỹ sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn với sự trợ giúp của các thiết bị hiện đại này.

Tuy nhiên việc sử dụng được các thiết bị này cũng cần thời gian thích nghi, giống như một bác sỹ Y học cổ truyền đã quen với phương pháp khám chữa bệnh cũ, việc chuyển sang cách khám chữa bệnh mới sẽ cần sự thay đổi về nhận thức và sự thay đổi về phương pháp, và sẽ cần thời gian để học hỏi và thích nghi.

Bản chất một hệ thống Business Intelligence là gì?

BI là hệ thống phục vụ đối tượng người dùng – các nhà quản lý (ở nhiều cấp khác nhau) – chứ không phải là nhân viên. Nhiệm vụ của hệ thống BI là xây dựng ra các dashboard – một giao diện thông minh, trực quan (thường là ở dạng hình ảnh thay vì các bảng biểu số liệu) hiển thị các chỉ tiêu (Key Performance Index -KPI) ở dạng các biểu đồ có tính so sánh với nhau hoặc so sánh với các mốc mục tiêu cụ thể.

Một ví dụ dễ hiểu như cơ thể người thì một chỉ số thông dụng là BMI dùng để đánh giá so bộ về tình trạng béo – gầy của một người. Kết hợp với các thang đo của chỉ số này (thường đã được xây dựng trước), ta có thể đánh giá luôn được tình trạng một người là béo hay gầy.

Hình dưới minh họa thang đo của chỉ số BMI.

Một ví dụ cụ thể của chỉ số KPI là doanh thu (revenue) hiện tại của tháng, khi đem so sánh với con số kế hoạch đã đặt ra cho tháng, ta có thể đánh giá được là tốt (vượt kế hoạch) hay xấu (không đạt kế hoạch) hay phù hợp (đạt kế hoạch).

Một tham số nữa có thể dùng để đánh giá là con số doanh thu trong quá khứ (tháng này năm trước), có thể kết luận được doanh thu tháng này năm nay so với năm trước là tốt hơn hay xấu hơn.

Điều này giống như trong Y học, người ta so sánh kết quả hiện tại với kết quả khám bệnh trước đó để chẩn đoán được bệnh nhân là có tiến triển tốt hay xấu.

Đặc biệt các dashboard có khả năng tương tác với người dùng, cho phép người dùng thay đổi các tham số phân tích, các chiều phân tích, độ chi tiết của dữ liệu phân tích, … Giống như một thiết bị y tế cho phép thay đổi hiển thị các giá trị đo khác nhau nhờ đó bác sỹ có các kết luận chính xác hơn.

Quy trình xây dựng một hệ thống Business Intelligence

Để có thể tính toán được các chỉ số KPI, thì cần có số liệu (dữ liệu), và nguồn dữ liệu này sẽ là các hệ thống nghiệp vụ (phục vụ các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày), ví dụ như hệ thống quản lý bán hàng, hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống quản lý sản xuất, hệ thống bán hàng, … Những hệ thống này giống như các bộ phận của cơ thể người cần được đo đạc các chỉ số cần “chẩn đoán”.

Quá trình xây dựng một hệ thống Business Intelligence được minh họa như hình dưới đây.

Trong đó, các hệ thống nghiệp vụ là nơi ghi nhận lại các hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp, nó được gọi là nơi tạo ra dữ liệu (Data Creation). Dữ liệu trong các hệ thống này được đưa vào một nơi tập trung gọi là vùng kết tập (staging). Quá trình dồn dữ liệu này thường được thực hiện định kỳ theo các chu kỳ đánh giá (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm) và được gọi là quá trình tích hợp dữ liệu (Data Integration). Các công cụ phổ biến để thực hiện các công việc tích hợp dữ liệu có thể kể đến là Oracle Data Integrator (ODI), Microsoft SQL Server Integration Service (MSSIS), hay Pentahoo.

Trong một số trường hợp, một hệ thống có thể được tạo ra ở nhiều nơi (giống như một chi nhánh công ty có nhiều cửa hàng), khi đó cần gộp dữ liệu từ các cửa hàng này lại để tạo ra được dữ liệu của cả chi nhánh. Nơi lưu trữ dữ liệu gộp này được gọi là Kho dữ liệu tác nghiệp (Operational Data Store – ODS).

Dữ liệu từ nguồn staging sẽ được trích chọn (Extract), chuẩn hóa, chuyển đổi (Transform) và đưa (Load) vào trong Kho dữ liệu (Data Warehouse – DW). Dữ liệu ở trong kho dữ liệu sẽ được biểu diễn bằng các mô hình chuyên dụng (mô hình ngôi sao, mô hình bông tuyết hay mô hình chòm sao) khác với mô hình biểu diễn dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) của các hệ thống tác nghiệp (thường là mô hình CSDL quan hệ).

Một số KPI cũng có thể được tính toán sẵn ở trong kho dữ liệu (nếu quá trình tính toán là phức tạp, tốn thời gian). Các hệ quản trị CSDL quan hệ có thể sử dụng để làm kho dữ liệu, ví dụ: Oracle database (ODB), Microsoft SQL Server (MSSQL).

Việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn vào một kho dữ liệu cho phép chúng ta có thể xem đồng thời nhiều nhóm chỉ tiêu khác nhau (từ nhiều hệ thống nghiệp vụ khác nhau), ví dụ ta có thể xem chỉ tiêu doanh thu ở nhiều mảng nghiệp vụ khác nhau để có thể so sánh được sự tương quan giữa các mảng nghiệp vụ này. Điều này cũng giống trong chẩn đoán bệnh ta có thể cần nhiều xét nghiệm (thử máu, thử nước tiếu, siêu âm, …) và kiểm tra khác nhau để có thể đưa ra kết luận chính xác.

Cuối cùng là phần trình diễn hiển thị dữ liệu và tương tác với người dùng (BI), tùy theo giải pháp BI mà một phần mềm có thể đóng vai trò xử lý dữ liệu nhiều chiều (Multi-dimentional data), tính toán các chỉ tiêu và hiển thị các chỉ số KPI (ví dụ như Tableau, Qlick); một số thì tách biệt giữa phần xử lý dữ liệu và phần hiển thị như Oracle BI, một số thì kết hợp cả 2 ví dụ như Power BI. Các hệ thống BI có thể cung cấp cho nhiều nền tảng (phần cứng, phần mềm) khác nhau cho người dùng (máy tính, điện thoại, Ipad, …).

Trong suốt quá trình hoạt động, các cấp quản lý (là các bác sỹ) là người sử dụng các hệ thống Business Intelligence để đánh giá “sức khỏe” của doanh nghiệp để có các chiến lược phát triển cho tương lai. Ngoài ra có thể phát hiện ra các điểm bất thường, từ đó “chẩn đoán” bệnh và tìm giải pháp “chữa trị”.

Nền Y học hiện đại đã chứng minh được độ chính xác, hiệu quả dựa vào các thiết bị hiện đại. Tương tự, quyết định, điều hành doanh nghiệp dựa vào hệ thống Business Intelligence đã được chứng minh tính hiệu quả ở các nước phát triển. Việc thay đổi tư duy điều hành, tiếp cận và thành thục kỹ năng sử dụng hệ thống Business Intelligence đã và sẽ tiếp tục là vấn đề mấu chốt để cạnh tranh trong nền kinh tế số và công nghiệp 4.0.

Trên đây là những thông tin về việc doanh nghiệp sử dụng Business Intelligence “khám bệnh” cho hệ thống doanh nhiệp. Hy vọng giúp các bạn có thêm kiến thức mới về BI và những điều mà BI đã giúp doanh nghiệp.