ERP là gì? Vai trò của người ba trong các dự án triển khai ERP

ERP là hệ thống tích hợp nhiều module chức năng để vận hành cho một doanh nghiệp, phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh, kế toán – tài chính, nhân sự,… Vậy trong quá trình triển khai dự án ERP, liệu có cần đến người BA hay không? Vai trò của họ là gì?

Sơ lược về Enterprise Resource Planning

ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource planning) đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp. Đúng như cái tên ERP, đây là hệ thống tích hợp nhiều module chức năng để vận hành 1 doanh nghiệp. Hệ thống này sẽ giúp các nhà quản trị quản lý, lên kế hoạch với các nguồn lực sẵn có ở doanh nghiệp, đồng thời phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh, kế toán – tài chính, nhân sự,…

ERP ra đời nhằm tối ưu hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất hiệu quả sử dụng nguồn lực của mình. Tuy rằng giá trị mà hệ thống này mang lại đã được khẳng định, nhưng doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa sẵn sàng cho việc ứng dụng giải pháp này vào vận hành công ty. Vậy nguyên nhân là gì?

Những thách thức trong quá trình triển khai dự án ERP

Để triển khai thành công một dự án hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đối mặt với khá nhiều thách thức và khó khăn đến từ nhiều yếu tố khác nhau. Yếu tố công nghệ, tài chính, và đặc biệt yếu tố con người trong hệ thống chính là vấn đề mà doanh nghiệp không nên xem nhẹ.

Trong yếu tố con người sẽ bao gồm khả năng chấp nhận sử dụng của người dùng (có thể là nhân viên công ty hoặc/và khách hàng, quá trình đào tạo nhân sự mới, hay năng lực đáp ứng của con người với hệ thống mới,… Quay lại với câu hỏi “Trong quá trình triển khai dự án ERP, liệu có cần đến người BA hay không?”.

Business Analyst (BA) là gì? Và những quan điểm sai lầm về BA

Câu trả lời sẽ là có! Tuy nhiên điều này sẽ còn phụ thuộc vào từng doanh nghiệp và bộ máy chức năng của doanh nghiệp ấy. Thông thường bạn sẽ thấy tên gọi là ERP Consultant, hay Functional Consultant ERP.

Trên thế giới họ sẽ gọi là ERP BA trên các mẩu tin tuyển dụng. Dù tên gọi là gì thì công việc của họ đều liên quan đến các stakeholders, yêu cầu và quy trình nghiệp vụ.

Bạn cũng thể đọc bài viết ngắn ở đây để biết một số công việc chính giữa BA và Functional Consultant. Không có quá nhiều điểm khác nhau vì suy cho cùng công việc của người BA là cần hiểu rõ cả business và technical của giải pháp, đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của các bên liên quan.

Trách nhiệm thực sự của ERP Consultant là gì?

Enterprise resource planning Consultant có các trách nhiệm là:

1. Phân tích và hiểu phần mềm hiện có tại doanh nghiệp? Hiện tại đã có module gì? Nó hoạt động ra sao, như thế nào so với quy trình thực tế của doanh nghiệp? 
2. Hỗ trợ đội kỹ thuật về quản lý thay đổi yêu cầu. 
3. Viết thông số kỹ thuật thiết kế – đặc tả yêu cầu và ước tính cho các chức năng dựa trên các yêu cầu.
4. Tham gia vào quá trình ra quyết định để tối ưu hóa và cải tiến quản lý công nghệ.

Các kỹ năng ERP Consultant cần có

• Tìm hiểu về các công cụ phát triển ERP thực hành phổ biến hiện nay: SAP S/4HANA, Oracle ERP, Odoom Intuit, Microsoft Dynamics,… trên thế giới, hoặc các nhà cung cấp như Magenest, Diginet, Citek, Bravo,…  để phân tích và tìm ra đơn vị cung cấp ERP phù hợp với doanh nghiệp bạn đang làm việc.
• Kỹ năng kỹ thuật và coding: PL/SQL, Oracle Forms, ABAP, v.v.
• Kỹ năng Phân tích quy trình kinh doanh, Big Data, và Quản trị cơ sở dữ liệu
• Hiểu biết và có kiến thức về các domain như Kếc toán – Tài chính, Nhân sự, Chuỗi cung ứng, Quản trị mối quan hệ khách hàng sẽ là một điểm cộng để các bạn thích ứng với sự đa dạng module chức năng được tích hợp trong hệ thống ERP
• Kỹ năng giao tiếp với các bên có liên quan để lấy được yêu cầu và hiểu được nhu cầu thực sự của họ.

Có thể nói hệ thống ERP còn là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ, cung cấp các giải pháp cho các nhà quản lý doanh nghiệp với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, từ đó nâng cao khả năng quản lý điều hành. Hệ thống ERP thường sẽ được triển khai bởi các BA triển khai và BA Product.

Hy vọng khi đọc đến dòng này, bạn đọc đã nắm rõ được người BA( Business Analyst) làm những gì khi triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu được những trách nhiệm và các kỹ năng cần thiết của một ERP Consultant.

Bài học quản trị tông thể doanh nghiệp.