Theo thống kê, mỗi ngày nhân viên tường mất ⅜ giờ làm việc cho các công việc cá nhân hoặc không cần thiết tại văn phòng. Như vậy, trong 1 tuần, doanh nghiệp chi trả cho 15 giờ lãng phí/ nhân viên. Để tối ưu thời gian làm việc các doanh nghiệp cần đến các giải pháp cải tiến quy trình làm việc thông minh.
Doanh nghiệp có môi trường làm việc cực kỳ linh hoạt với số lượng nhân viên ít, đòi hỏi mỗi nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Nếu không có giải pháp tạo quy trình làm việc chuẩn mực và hiệu quả sẽ dẫn tới tình trạng tắc nghẽn, bỏ lỡ thông tin cuối cùng dẫn đến thất thoát.
Ngược lại nếu doanh nghiệp được trang bị giải pháp và công cụ tối ưu quy trình làm việc sẽ tạo ra sức đột phá từ bên trong. Quy trình vận hành trơn tru sẽ kéo theo sự phát triển về chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên như vậy toàn bộ máy sẽ vươn lên 1 tầm mới.
Để vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, tổ chức phải xác định và liên hệ mật thiết hoạt động giữa các bộ phận, phòng ban. Bất cứ hoạt động nào nhận các đầu vào và chuyển thành các đầu ra đều được xem như một quá trình. Vì vậy, quy trình được xem như bộ khung để doanh nghiệp đứng vững và phát triển.
Bản thân các cấp quản lý không chịu đầu tư thời gian để làm quy trình, cho rằng làm quy trình là mất thời gian, tốn kém. Nhưng bản thân cách nhìn này chưa phải là dài hạn và họ thực sự chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình, cũng như hiểu được rằng nếu như đầu tư thời gian ngay từ đầu để xây dựng hệ thống quy trình thì sẽ rất nhàn về sau trong việc quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên.
Theo thống kê, mỗi ngày nhân viên tường mất ⅜ giờ làm việc cho các công việc cá nhân hoặc không cần thiết tại văn phòng. Như vậy, trong 1 tuần, doanh nghiệp chi trả cho 15 giờ lãng phí/ nhân viên. Để tối ưu thời gian làm việc các doanh nghiệp cần đến các giải pháp cải tiến quy trình làm việc thông minh.
Công việc đầu tiên để xây dựng một quy trình tiêu chuẩn là xác định nhu cầu. Tại đây, doanh nghiệp cần phải làm rõ nhu cầu của của công việc cần xây dựng quy trình là gì: để nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của ban lãnh đạo Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát , thời gian thực hiện, tấn suất công việc,… Còn xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình làm việc được đề ra. Đó có thể là một cá nhân, một phòng ban hoặc lĩnh vực,….
Số bước của một quy trình có thể được xác định tùy thuộc vào tính chất của công việc đó. Mặc dù không có một con số “chuẩn” nào về số bước của một quy trình làm việc. Song ai cũng hiểu rằng nếu một quy trình có quá nhiều bước thực hiện thì sẽ dễ dẫn đến những rắc rối trong quá trình kiểm soát. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình làm việc.
Mô hình lý thuyết là không để đảm bảo một quy trình làm việc có thể vận hành trơn tru, hiệu quả. Chính vì vậy, trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, các nahf quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tr, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.
Mục đích xác định những điểm đau trong quy trình giúp nhà quản lý hình dung được những điểm mà nhân viên gặp khó khăn khi thực hiện quy trình cũng như đề xuất các giải pháp kiểm chứng để nâng cao hiệu xuất thực hiện. Khi thực hiện quy trình quản lý công việc thì việc lập ra sơ đồ đánh dấu các điểm đau là điều cực kỳ quan trọng. Cũng giống như trong hành trình khách hàng, khi đã có sơ đồ rõ ràng và các điểm chạm thì nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc.
Các tài liệu đi kèm khi thực hiện quy trình quản lý công việc là hết sức quan trọng. Với sự phát triển của công nghệ đặc biệt là thời kỳ 4.0 thì tài liệu đi kèm dễ dàng được đính vào từng điểm chạm trên quy trình. Ví dụ với các phần mềm quản lý công việc cho phép nhà quản lý hoặc nhân viên dễ dàng đính kèm tài liệu (Word, Excel, PDF, Hình ảnh) tại từng công việc. Như vậy nhà quản lý và nhân viên dễ dàng hình dung và hoàn thành công việc.
Nâng cao năng suất & hiệu quả lao động. Bộ giải pháp Base Work+ cung cấp giải pháp số hoá quy trình vận hành 3 chiều trong doanh nghiệp (top-down, bottom-up, cross-funtional). Doanh nghiệp có thể trải nghiệm bộ công cụ có thể tạo ra lực đẩy cho quy trình vận hành bao gồm Base Request (quản lý đề xuất - phê duyệt), Base Wework (Quản lý công việc - dự án), Base WorkFlow (Quản lý quy trình), Base Meeting (quản lý cuộc họp).
Được phát triển từ năm 2017, ClickUp đang dần khẳng định vị trí là nhà cung cấp phần mềm quản lý quy trình nổi tiếng trên thế giới. Với khả năng tích hợp với phần mềm Messenger Slack, ClickUp có thế mạnh phân công các công việc với từng nhân viên ngay trong giao diện Messenger. Mọi Task có thể được trao đổi trực tiếp và điều chỉnh một cách dễ dàng.
Trello là một công cụ trực tuyến dùng để quản lý dự án và công việc cá nhân. Nghe có vẻ hết sức bình thường nhưng ứng dụng đang ngày càng trở nên phổ biến này thường truyền cho ta những cảm hứng hay gặp trong những ứng dụng dành riêng cho người tiêu dùng như Pinterest hoặc Instagram.
Công ty Giải pháp 3T sẵn sàng chia sẻ tới quý doanh nghiệp các kiến thức liên quan đến vấn đề chuyển đổi số. Doanh nghiệp chuyển đổi số từ quy trình làm việc, quy trình Marketing, quy trình Sales, quy trình chăm sóc khách hàng cho đến các quy trình theo phân hệ chức năng trong quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP như Kế toán, mua hàng, bán hàng, tồn kho, giá thành, quản trị sản xuất, quản trị nhân sự tiền lương.